/Удаленный график работы это: Гибкий график труда и удаленная работа
Разное11.01.1985

Удаленный график работы это: Гибкий график труда и удаленная работа

Содержание

Гибкий график труда и удаленная работа

Сегодня все больше компаний, следуя пожеланиям своих сотрудников, предоставляют им возможность работать по гибкому графику или удаленно. В каких случаях это решение оправданно? И с какими сложностями предстоит столкнуться?

Можно ли установить для сотрудника гибкий график или дать ему возможность трудиться вне офиса, зависит прежде всего от того, насколько тесно его работа связана с ресурсами, которые могут быть доступны только в офисе. Слово «ресурсы» в данном случае мы используем в самом широком смысле — начиная от клиентских запросов и заканчивая средствами производства.

Скажем, если фирма продает свои товары только в магазине, то постоянное присутствие там торгового персонала необходимо. А если организация имеет дело с личными продажами, то продавец может появляться в офисе один-два раза в месяц — для того, чтобы обсудить с руководителем план работы, сдать отчет и забрать товар. То есть многое зависит от того, нужно ли сотруднику постоянно поддерживать личный контакт с коллегами или клиентами.

Условно можно разделить сотрудников на два типа. Для первого важно присутствие в офисе или на заводе в рабочие часы: ему нужно производить продукцию на станках, которые не могут быть никуда транспортированы; отвечать на звонки клиентов; иметь доступ ко всем необходимым базам данных и другой информации на рабочем компьютере, запасам на складе.

К этому типу обычно относится производственный персонал, службы поддержки клиентов, специалисты отдела продаж, менеджеры проектов, сотрудники департаментов по работе с клиентами. Они должны находиться на рабочем месте столько времени, сколько нужно для выполнения производственного плана или сколько они нужны (возможно, даже круглосуточно — тогда необходимо организовать работу в несколько смен).

Для специалистов второго типа не так критично нахождение на рабочем месте с 9 утра до 6 вечера. Из-за их отсутствия не остановится производство, не прекратятся продажи и не затормозится работа других сотрудников. К таким профессиям можно отнести программирование, дизайн, переводы, рерайтинг или копирайт, и даже бухгалтерские услуги, когда речь идет об обработке документов и подготовке отчетности.
То есть все те специальности, для которых важен результат деятельности, а не сам процесс. Кроме того, ряд творческих профессий в принципе не подразумевает фиксированный график. Например, журналисту зачастую незачем весь день проводить в редакции: достаточно раз в неделю побывать на редакционном собрании — «летучке», а в течение остальных дней самостоятельно распределять свое рабочее время.
Многие специалисты внутренних подразделений компании также не должны постоянно присутствовать в офисе, чтобы успешно справляться со своими обязанностями — достаточно того, что сотрудник постоянно отвечает на телефонные звонки и реагирует на письма. Однако если его деятельность подразумевает хотя бы частичное взаимодействие с другими работниками, то необходимо договориться о том, что в какие-то часы данный сотрудник постоянно будет находиться в офисе, чтобы с ним можно было встретиться лично. Например, часть компаний вводит для своего персонала «присутственные часы» с 11:00 до 16:00 или с 12:00 до 17:00. В этом промежутке все сотрудники находятся в офисе, на это время назначают все встречи и совещания. При этом работники могут начинать рабочий день в удобное для них время с 8 до 11 утра и заканчивать его, соответственно, с 17 до 20 часов в зависимости от того, когда они пришли в офис. Такой график очень удобен для специалистов отдела маркетинга, PR, продаж, особенно в том случае, если компания работает в сфере B2B, где не нужно стоять за прилавком.

Примечание. Руководителям, которые в силу специфики своей работы часто вынуждены задерживаться в офисе, устанавливают ненормированный рабочий день. Часто компания идет им навстречу и, учитывая то, что накануне человек оставался в офисе допоздна, позволяет в другие дни приходить чуть позже, если это позволяет его загрузка.

Техническое оснащение

На сегодняшний день существуют средства удаленной работы, которые можно использовать, если сотрудник находится в командировке, задерживается по каким-то причинам, заболел, но не хочет выпадать из рабочего процесса — современные средства связи помогают ему не потерять в заработке.

Практически все компании имеют веб-доступ к корпоративной почте или специальные решения для мобильной почты. Широко распространена практика создания корпоративных порталов, где хранится общая информация. Они могут быть интегрированы с системами электронного документооборота, а также средствами для совместной работы. С помощью таких порталов сотрудник в любой точке мира может получить доступ к нужной информации, назначить встречу с коллегой или забронировать переговорную, создать и отредактировать документ, а также обсудить его с другими работниками предприятия.

Чтобы эффективно управлять сотрудниками с гибким графиком, применяют системы контроля рабочего времени. Как правило, в компании устанавливают порядок, по которому они могут приходить и уходить с работы в любое время, однако обязаны отработать не менее 40 часов в неделю. На входе в помещения компании устанавливают электронные замки, которые открываются только в том случае, если к ним прикладывают электронную карточку. Они и фиксируют время входа и выхода: информация поступает в общую систему, формирующую отчеты о пребывании сотрудника на рабочем месте. В конце месяца этот отчет, или табель рабочего времени, просматривает руководитель отдела и утверждает его. И на основании этого документа производится оплата рабочих дней сотрудника.
Несколько сложнее обстоит дело с контролем персонала, работающего удаленно, но и здесь на помощь приходят технологии на основе GPS-навигации. Для сотрудников, которые работают за компьютером, можно использовать программы, отслеживающие изменения, которые происходят на экране. Скажем, если изображение на мониторе остается неподвижным в течение 15 минут, то начиная с шестнадцатой минуты система фиксирует простой, и дальнейшее рабочее время сотруднику не засчитывается.

Примечание. В Трудовом кодексе нет четкого понятия «удаленная работа». Зато есть понятие «надомник». Оно подразумевает выполнение работы на дому с использованием инструментов или механизмов работодателя, однако допускается и приобретение их за свой счет. Кроме того, согласно трудовому законодательству у сотрудника существует возможность привлечения к работе членов семьи.

Оформляем трудовой договор

В трудовом договоре обязательно указывают место работы специалиста — его домашний адрес. Непременным условием заключения трудового договора является указание в нем графика работы. Многое зависит от специфики выполняемой работы. Допустим, что работник ведет бухучет для клиента, значит, график у него будет зависеть от заказчика.

Если же оплата труда связана с результатом, то можно написать: «работнику устанавливается график работы 8 часов в день, 5 дней в неделю». Возможны также иные комбинации, но тут уже можно говорить о гибком графике работы. Все зависит от конкретной ситуации.

Все договоренности с сотрудником должны фиксироваться письменно, так как в случае любого нарушения с одной из сторон устные соглашения не будут иметь юридической силы.

В целом оформление по трудовому договору «дистанционщика» практически ничем не отличается от оформления обычного сотрудника. За исключением того, что он в день приема на работу обязан представить трудовую книжку в отдел кадров, а если живет далеко и не может приехать в компанию должен выслать документ по почте.
Существует ряд особенностей при оплате труда удаленного работника. Если мы говорим о сдельной работе, когда сотрудник у себя дома производит определенную продукцию, то труд оплачивают по сдельным расценкам за фактически выполненные работы или произведенную продукцию.

Если же он работает удаленно, но график работы расписан от и до, то оплата будет произведена пропорционально отработанному времени.

Примечание. При расторжении трудового договора в ситуации с удаленной работой существует ряд особенностей. В случае, если в договоре не указан график работы, то уволить за прогул будет невозможно. Есть своя специфика и для сотрудников с ненормированным рабочим днем: им полагается три дополнительных дня к ежегодному отпуску.

Плюсы и минусы нестандартного графика

Плюсов у гибкого графика и удаленной работы немало. Для компании это, прежде всего, означает сокращение расходов на организацию и содержание рабочего места сотрудника.
Немаловажный фактор — повышение лояльности сотрудников: часто родителям необходимо с утра отводить детей в садик и школу, а вечером забирать пораньше, посещать медицинские учреждения или фитнес-центры. Компания, которая идет навстречу своим работникам и подстраивается под их нужды, всегда выше котируется на рынке труда.

У предприятия появляется возможность выстроить график так, чтобы использовать труд своих специалистов максимально эффективно. Если человек по природе «жаворонок», то приходя на работу к 10, он теряет два-три самых продуктивных часа своего рабочего времени. И наоборот — бесполезно ожидать трудовых порывов от «сов», которые вынуждены прибывать в офис к 9 утра.

Для сотрудников снижаются затраты на питание и транспорт, уменьшается время, которое они тратят на дорогу до офиса. У специалистов появляется возможность самостоятельно управлять своим временем, а это дополнительная мотивация для них. На макроуровне картина также выглядит очень радужно: разгружаются дороги города и общественный транспорт.

Среди минусов удаленной работы — проблемы с контролем таких сотрудников. Если фирма платит за процесс, а не за результат, и для данной отрасли не существует четких нормативов труда (например, очень сложно определить, сколько часов должен потратить PR-менеджер на установление контактов с журналистами), то объективно оценить работу такого специалиста будет очень сложно. Скажем, программист может решить какую-то задачу за пятнадцать минут, а может и за два часа. Как определить, работал ли он все это время, или только выставил счет заказчику за эти два часа.

Кроме того, нужно учитывать, что при работе с персоналом, который находится вне офиса или пользуется гибким графиком, от руководителя потребуются хорошие навыки планирования ресурсов и рабочего времени; перестроить работу сотрудников в случае какого-то форс-мажора или ошибки в планировании будет сложно любому руководителю. Разумеется, этот фактор можно считать как минусом, так и плюсом — в случае, если корпоративная культура компании подразумевает грамотное проектное управление.

Готов ли сотрудник к удаленке?

Если гибкий график поддается определенному контролю, то текущую работу удаленных сотрудников контролировать практически невозможно. Поэтому специалисту, который трудится у себя дома, необходимы жесткий самоконтроль и способность не отвлекаться на внешние раздражители. Перевоспитать неорганизованного сотрудника невозможно, поэтому необходимо изначально выбирать для удаленки ответственных людей, самостоятельно выстраивающих свои трудовые будни.

Предрасположенность к нестандартному графику, конечно же, можно определить уже на этапе собеседования. Судить о возможностях сотрудника можно на основании психологического портрета соискателя и по его предыдущему опыту работы. Важно понять, как он привык трудиться, насколько самостоятелен в принятии решений, способен ли выдавать качественный результат без дополнительных вложений и обучения. Нужно понять, почему человек предпочитает удаленную работу, выявить его бытовые мотивации хорошо работать, даже оставаясь на дистанции. Начать нелишне с вопроса: какие он видит положительные и отрицательные стороны в нестандартном графике?
Для новичка работа дома почти всегда выглядит подарком судьбы, но ведь это специфическая форма занятости: человек мало куда выходит, меньше общается с окружающими. Развиваться в профессиональном плане ему тоже сложнее. Все это следует обсудить на собеседовании и посмотреть на реакцию кандидата. Наблюдая, можно сделать выводы не только о готовности работать удаленно, но и вообще о стремлении человека к профессиональному росту.

Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале «Актуальная бухгалтерия», N10, октябрь 2012 г, система «Гарант эксперт»
 

Как установить режим работы дистанционного работника

Многие кадровики растерялись, столкнувшись с проблемой дистанционного режима работы сотрудников, работающих удаленно. Трудовой кодекс устанавливает особенности такого учета в ст. 312.4.

Вы не будете испытывать затруднения в организации дистанционной работы после прохождения нашего онлайн-курса повышения квалификации. Одна из тем программы — построение эффективного взаимодействия работодателя и удаленного работника.

Вспомним общее понятие режима рабочего времени (РРВ) и необходимость его учета:

  1. Во-первых, РРВ прямо связан с оплатой. Правильно установленный в организации, он во многих случаях позволит экономить на ФОТ за счет распределения деятельности и снижения количества работы в выходные дни или сверхнормативно.
  2. Во-вторых, грамотное установление режима работы позволит работодателю рационально распределить трудовые ресурсы (прямо влияет на производительность) и впоследствии контролировать соблюдение трудовой дисциплины.

Вернемся к графику работы при дистанционной работе — в нем есть особенности, которые и надо учитывать при подготовке документации.

Что нового появилось в трудовом законодательстве на этой неделе расскажет Валентина Митрофанова. Смотрите новый выпуск  «Кадрового обзора».

Возможные проблемы при разработке режима рабочего времени дистанционному работнику

Часть 1 ст. 312.4 регламентирует установление режима работы и отдыха дистанционного работника по его усмотрению, если нет иной договоренности в трудовом соглашении. Отсюда два варианта развития:

  1. Вы устанавливаете удобный вам график работы дистанционному работнику. Прописываете его в трудовом соглашении (индивидуальный распорядок) или даете ссылку на ПВТР — работник обязан следовать установленному режиму.
  2. Если в ТД с дистанционным работником или в ЛНА не предусмотрено специальных режимов. Работник выбирает удобный для себя распорядок самостоятельно. Второй вариант меньше защищает интересы работодателя и дает больше возможности для злоупотреблений.

Основные риски при самостоятельном выборе работника:

  1. Сложность контроля дистанционного рабочего времени.
  2. Проблемы взаимодействия для оперативного решения вопросов. Часто работодателю нужно, чтобы дистанционный работник был доступен в рабочее время. Если он работает в одном режиме, а остальные сотрудники в другом, оперативно решать задачи будет невозможно. Отсюда более правильным будет все же определить границы дистанционного времени работы.
  3. Возможные злоупотребления.Теоретически, работник вправе выполнять свои обязанности и в ночные часы (в период с 22:00 до 6:00), в выходные, праздники, за пределами нормы и тд. По закону, такая работа оплачивается в повышенном размере. Отсюда возникают потенциальные споры в части повышения оплаты труда.

Важно!

 

Учитывая названное, целесообразно определить режим работы сотрудника при дистанционной работе. Выбирайте из двух вариантов, как будет работать дистанционщик — по общему распорядку, принятому для всех сотрудников, или индивидуально

Какими документами регламентируется учет времени при работе дистанционно

РРВ вводится на предприятии в соответствии с ТК. Законодательно регламентируются документы, устанавливающие распорядок. Это правила внутреннего трудового распорядка — ПВТР — обязательный документ в любой организации, ему посвящена ст. 189 ТК.

График работы отдельного сотрудника при дистанционной работе регламентируется следующими документами:

  1. ПВТР — в них устанавливается режим «для всех» . Как правило, это в трудовом соглашении не указывается. Однако для дистанционного работника имеет смысл уточнить, что режим работы описан в правилах.

  2. Трудовой договор — в нем прописывается распорядок, если он введен для конкретного сотрудника индивидуально.

В 190 ст. Кодекса устанавливается, что Правила разрабатываются и утверждаются с участием коллектива (порядок согласования с представительным органом работников указан в ст. 372). Любой новый работник, в том числе дистанционный, знакомится с документом до подписания трудового соглашения.

Нередки случаи, когда режим работы конкретного сотрудника отличается от принятого в организации и зафиксированного в ПВТР. В таких ситуациях по норме ст. 57 ТК инструкция по дистанционному режиму работы включается в текст трудового договора.

Ознакомление с распорядком может происходить в формате электронного документа.

 

Из чего состоит режим дистанционного рабочего времени

Режим работы регламентирует ст.100 ТК, выделяют 5 элементов:

  • название.
  • выходные и рабочие дни.
  • начало / окончание рабочего дня.
  • норма труда.
  • перерывы.

Основные виды режимов:

  • нормированный;
  • ненормированный;
  • режим гибкого рабочего времени;
  • сменная работа;
  • разделение рабочего дня на части.

Самым подходящим для дистанционной работы будет третий — гибкий режим работы.

Как указать выходные и рабочие дни

Этот элемент зависит от выбранного графика.

Выходные могут быть записаны как конкретные, неменяемые дни (суббота и воскресенье) или плавающие — выпадать на разные календарные дни недели. От того, в каком режиме будет работать удаленный сотрудник, будет определяться данный элемент.

Важно!

 

Указания «пятидневная рабочая неделя с двумя выходными» недостаточно. Необходимо точно назвать дни, когда дистанционный сотрудник будет отдыхать.

Правила определения начала и окончания рабочего дня при дистанционной работе

Понятие «рабочее время» дано в ст. 91 ТК. Устанавливаются временные показатели, когда работник начинает/завершает выполнение трудовых обязанностей. Оно может быть постоянным для каждого дня или разным — специальные режимы:

  • фиксированный — в одно и то же определенное время;
  • диапазонный — в интервале «от до».

Пример

 

«Начало рабочего дня устанавливается с 8:00 до 10:00; окончание с 17:00 до 19:00, в зависимости от времени начала работы».

При этом режиме сотрудник сам определяет начало работы, здесь важно, чтобы он уложился в требуемый диапазон. Мы рекомендуем указывать количество часов рабочего времени дистанционного работника точно, чтобы определить время завершения работы в зависимости от ее начала. Это позволит устранить злоупотребления как в уменьшении, так и в превышении нормы. Для удаленной работы такой режим представляется наиболее оптимальным — при определенной свободе работника, он находится на работе в удобное для работодателя время.

  • Гибкий — отдельный вид по ст.102 ТК — определяется соглашением сторон. Работник и работодатель договариваются о начале, окончании и длительности времени работы, которое определяется внешними причинами.

Пример

 

«Начало и окончание работы определяется работодателем и доводится до сведения работника (как, за какой период )».

Или:

«Начало и окончание рабочего дня определяется работником самостоятельно, исходя из необходимости выполнения установленного ежедневного объема работы». .

Выше мы уже говорили, что гибкий — самый удобный из режимов при дистанционной работе. Но устанавливать его надо исходя из потребностей работодателя и задач работника.

Нормирование

Понятие нормы дает ст. 161 ТК. Одно из базовых требований закона — общее количество рабочих часов за неделю не более 40. В сложных режимах соблюсти эту норму бывает проблематично. Тогда прибегают к суммированному учету, когда работодатель соблюдает норму за учетный период, за который принимается неделя, месяц или год.

При расчетах нормы дистанционной работы не надо углубляться в такие сложности, так как сам режим не предусматривает превышения 40 часов за неделю. Применяя гибкий график рабочего дня, убедитесь, что общая сумма часов за неделю не больше 40.

Перерывы для отдыха и питания

По нормам ТК — ст. 108 — перерыв устанавливается не более 2 ч. и не менее 30 мин. и исключается из общего времени. Перерыв предоставляется обязательно вне зависимости от распорядка. Их может быть несколько, но не больше и не меньше определенной Кодексом продолжительности. Есть исключение — работодатель может не давать перерыв при неполном рабочем времени.

Важно!

 

Дистанционный график работы можно сравнить с конструктором, состоящим из обязательных составляющих, который нужно собрать так, чтобы он удовлетворял потребностям работодателя.

Выбирайте для сотрудника на удаленке такой распорядок, который нужен вам. Если необходимо его присутствие в стандартное рабочее время — устанавливайте фиксированный режим. Если для решения повседневных задач это не обязательно — можете ввести определенную гибкость. Главное требование – прописать все элементы, чтобы не было противоречия требованиям Кодекса, и в первую очередь в части нормы трудового времени.

Учет рабочего времени

Жестких законодательных требований к виду учета нет, это самостоятельный выбор работодателя, зависящий от условий и требований бизнеса. Суммированный учет рабочего времени в отношении дистанционных работников применяется крайне редко.

Основные виды учета рабочего времени дистанционного сотрудника

По дням — учитывается выход на работу каждый день и проработанное дневное время. Применяется при одинаковой длительности рабочего дня, учитываются сверхурочные часы и простои.

При недельном учете дистанционная работа фиксируется в табеле таким образом: подсчитывается количество «выходов» на работу и фактически отработанные за неделю часы. Применяется при еженедельной норме рабочих часов и разной длительности рабочего дня. За неделю работник вырабатывает одинаковую норму времени — 24 ч., 36 ч., 40 ч.. Максимальное количество не больше 40. Используется при неполном и гибком видах рабочего времени.

Совет

 

Для защиты интересов работодателя рекомендуем применять учет по дням. 

Здесь тоже есть сложности — у работодателя нет инструментов контроля —  когда работник принялся за работу и когда закончил. Возможны отметка о начале и окончании деятельности на корпоративном портале или установка на ПК дистанционного работника программы учета рабочего времени.

Совет

 

Рекомендуем прописать механизм контроля в трудовом соглашении или ЛНА. .

Документы учета рабочего времени

Этот вопрос закон относит на усмотрение работодателя. Обычно учет режима работы дистанционного работника ведется с помощью унифицированной формы Т-12 или Т-13. Но можно ввести свою форму учета и ввести ее в действие.

Записывайтесь на наш новый онлайн-курс и вы не никогда запутаетесь в учете рабочего времени при дистанционной работе и порядке ее организации для повышения эффективности труда.

Удаленный режим работы по-новому: внесены изменения в КЗоТ

Рада поддержала в целом как Закон проект № 4051 «О внесении изменений к некоторым законодательным актам относительно усовершенствования правового регулирования дистанционной работы».

Законом вводится два самостоятельных вида работы — дистанционная и надомная:

  • дистанционная работа — работа производится вне рабочих помещений или территории владельца или уполномоченного им органа, в любом месте по выбору работника и с использованием информационно-коммуникационных технологий.

  • надомная работа — работа производится работником по местожительству его или в других определенных им помещениях, которые характеризуются наличием закрепленной зоны, технических средств (основных производственных и непроизводственных фондов, инструмента, приборов, инвентаря) или их совокупности, необходимых для производства продукции, предоставления услуг, выполнения работ или функций, предусмотренных учредительными документами, но вне производственных или рабочих помещений владельца предприятия, учреждения, организации или уполномоченного им органа.

Договор о дистанционной или о надомной работе заключается только в письменной форме.

Работодатели должны ознакомить работников с приказами (распоряжениями), уведомлениями и другими документами с использованием определенных в трудовом договоре средств электронной связи. Соответственно подтверждение об ознакомлении допускается путем обмена электронными документами.

По письменному согласованию может устанавливаться гибкий режим рабочего времени, который предусматривает саморегулирование работником времени начала, окончания работы и продолжительности рабочего времени в течение дня на определенный срок или бессрочно, во время приема на работу или позже. О переводе на гибкий режим рабочего времени работников нужно предупредить не менее чем за два месяца. Если работник нарушает гибкий режим работы, он может быть переведен на общий режим без предупреждения за два месяца.

Надомная работа

1. Фиксированное рабочее место работника,которое нельзя менять без согласования с работодателем. Если работник не может по независимым от него причинам работать на фиксированном месте, то он имеет право его изменить, предупредив не менее чем за три рабочих дня.

2. Общий режим работы, если другое не предусмотрено трудовым договором. Продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов на неделю.

3. Не влечет за собой изменений в нормировании, оплате труда и не влияет на объем трудовых прав работников.

4. Обеспечение средствами производстваматериалами и инструментами, необходимыми для выполнения работником надомной работы, возлагается на владельца или уполномоченный ним орган, если другое не указано в договоре. Работник, в случае использования своих инструментов, имеет право на компенсацию.

5. Может вводиться приказом (распоряжением)владельца или уполномоченного им органа без обязательного заключения трудового договора на время угрозы распространения эпидемии, вооруженной агрессии, чрезвычайной ситуации и тому подобное.

6. Владелец самостоятельно решает, в какой способ поручать работнику работу и контролировать ее выполнение, и обеспечивает достоверный учет произведенной работы.

7. Может быть введена исключительно для лиц, которые имеют практические навыки выполнение определенных работ или могут быть научены таким навыкам.

8. Беременные женщины, работники, которые имеют ребенка в возрасте до трех лет или осуществляют уход за ребенком в соответствии с медицинским заключением к достижению ею шестилетнего возраста, работники, которые имеют двух или больше детей в возрасте до 15 лет или ребенок с инвалидностью, родители лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, а также лица, которые взяли под опеку ребенка или лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, могут работать на условиях надомной работы, если это возможно, принимая во внимание производимую работу, и владелец предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган имеет для этого соответствующие ресурсы и средства.

Дистанционная работа

1. Работник самостоятельно определяет рабочее место и несет ответственность за обеспечение безопасных и безвредных условий труда на нем.

2. Работник распределяет рабочее время на свое усмотрениена него не распространяются правила внутреннего трудового распорядка, если другое не определенно трудовым договором. При этом общая продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов.

3. Может совмещать с выполнением работником работы на рабочем месте в помещении или на территории владельца предприятия, учреждения, организации или уполномоченного им органа. Особенности совмещения устанавливаются трудовым договором о дистанционной работе.

4. Обеспечение работников необходимыми для выполнения ими своих обязанностей оборудованиемпрограмно-техническими средствами, порядок и сроки представления такими работниками отчетов о произведенной работе, выплаты работникам компенсации за использование оборудования и т.п. определяются трудовым договором о дистанционной работе.

В случае отсутствия в трудовом договоре положения об обеспечении работников необходимым оборудованием, такое обеспечении возлагается на владельца или уполномочен им орган, который организует установление и техническое обслуживание соответствующих средств, а также оплачивает расходы, связанные с этим.

5. Работнику гарантируется период свободного времени для отдыхаи определяется в трудовом договоре о дистанционной работе.

6. Работник может требовать временный, сроком до двух месяцев, перевод на дистанционную работу, если на рабочем месте относительно него были совершенные действия, которые содержат признаки дискриминации. Работодатель может отказать работнику в таком переводе, если выполнение дистанционной работы невозможно, принимая во внимание трудовую функцию работника, а также если работник не привел фактов, которые подтверждают, что дискриминация, сексуальное домогательство или другие формы насилия имели место.

7. Может вводиться приказом (распоряжением) владельцана время угрозы распространения эпидемии, пандемии, необходимости самоизоляции работника и тому подобное

8. Беременные женщины работники, которые имеют ребенка в возрасте до трех лет или осуществляют уход за ребенком в соответствии с медицинским заключением к достижению ею шестилетнего возраста, работники, которые имеют двух или больше детей в возрасте до 15 лет или ребенок с инвалидностью, родители лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, а также лица, которые взяли под опеку ребенка или лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, могут работать на условиях дистанционной работы, если это возможно, принимая во внимание производимую работу, и владелец предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган имеет для этого соответствующие ресурсы и средства»;

Закон также предусматривает заключение письменной формы договоров о полной материальной ответственности с работниками, которые производят работу по трудовому договору о дистанционной или надомной работе, а также установить ответственность работника за вред, нанесенный уничтожением или повреждением оборудования и средств, предоставленных в пользование работнику для выполнения работы по договору о дистанционной или надомной работе.

На работодателя возлагается обязанность систематического проведения инструктажа (обучения) работников по вопросам охраны труда и противопожарной охраны, которые могут быть проведены дистанционно с использованием современных информационно-коммуникационных технологий.

Работайте удаленно и мониторьте деятельность партнеров, конкурентов и сотрудников с помощью нового инструмента — LIGA360. IT-экосистема является единым рабочим пространством для всей команды, которая содержит персональные наборы инструментов для работы юристов, финансистов, маркетинга, службы безопасности, PR, HR и удобных внутренних коммуникаций. Узнать больше

что говорит трудовой кодекс / Хабр

Росстат утверждает, что в 2019 году в России по трудовому договору об удаленной работе официально работали только 30 тысяч из 67 млн занятых. Это очень мало и слабо отражает реальное положение дел. Чтобы исправить перекос, в 2021 году в Трудовой кодекс планируют внести изменения, которые точнее опишут, что такое удаленная работа и узаконят понятие комбинированной работы. Это позволит сотруднику официально проводить часть рабочего времени в офисе, а часть — дома. Разберемся, что об удаленной работе говорит статья ТК 49.1 сейчас и как она, вероятно, изменится в будущем году.

Удаленка с точки зрения ТК в 2020 году

Сам термин «удаленная работа» не новый — он появился Трудовом кодексе в 2013 году, в главе 49.1 под названием «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Причем в текущей версии этого документа нет указания на то, что удаленная работа должна быть постоянной. В марте 20-го, в начале пандемии, это позволило многим компаниям перевести сотрудников на работу из дома. С ними заключили дополнительные соглашения, в которых указали сроки начала и окончания удаленной работы и/или условие при выполнении которого, сотрудники возвращаются обратно в офис.

Дистанционный работник входит в штат организации и на него в полной мере «распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права».

ТК РФ Статья 312.1. Общие положения

Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

В статье 312.4 также сказано, что «если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению».

Однако дистанционная работа — единственный вид трудовой деятельности, когда сотрудника могут уволить на основании дополнительных условий в трудовом договоре. Например, если работник не выдерживает отмеченные там сроки ответа на электронные письма или затягивает с отчетами. В то же время дистанционного работника крайне сложно уволить за прогул.

Чего нет в текущей редакции ТК, так это понятия частичной удаленной работы. Пока оно не закреплено, компании выходят из положения, заключая, например, два трудовых договора одновременно (один — об удаленной работе, второй — о работе в офисе). Другой способ — заключить дополнительное соглашение к основному договору с  указанием того, что часть труда сотрудник будет выполнять дистанционно.

В доп. соглашении указывают, что сотрудник выполняет обязанности не в офисе работодателя, а по месту проживания с конкретным адресом. Обязательно прописывают, по каким каналам он будет связываться с работодателем (в электропочте, в тасктрекере и т. п.), кому именно он будет отчитываться и в какие сроки. Можно даже конкретно прописать что-то вроде «в течение рабочего дня — с 9:00 до 18:00 — сотрудник обязан отвечать на письма руководителя не позднее, чем через 30 минут после получения».

Не путайте дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считают тех, кто заключил трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, которые выделяет работодатель или работник приобретает за свой счет. 

То есть дистанционная работа — это интеллектуальный труд, а его результат — информация, сведения и объекты интеллектуальной собственности. А результат надомной работы — это обязательно некоторая продукция, физические объекты.

Какие изменения планируют внести в ТК

В июне 2020 года Вячеслав Володин и Валентина Матвиенко предложили законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удаленной работы». Эти изменения отдельно закрепили бы в Трудовом кодексе такие понятия как «временная дистанционная (удаленная) работа» и «комбинированная дистанционная работа».

Если трудовой договор (приложение к нему либо отдельное соглашение сторон, заключаемое в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора) содержит условие о возможности временного или частичного выполнения работы в дистанционной форме, то в таком договоре (приложении к нему либо отдельном соглашении сторон) должны быть определены срок, в течение которого работник временно выполняет работу в дистанционной форме, или график, согласно которому работник частично выполняет работу в дистанционной форме, условия выполнения работы в дистанционной форме, в том числе режим рабочего времени, способы и средства связи работника и работодателя, порядок обеспечения работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами и предметами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей, или предоставления соответствующей компенсации, а также порядок представления работником результатов выполненной работы и их приема работодателем.

21 июля 2020 этот проект приняли в первом чтении. И по плану законотворцев новый документ сможет заработать уже в начале 2021 года.

Ко второму чтению в законопроект планируют внедрить понятие «график взаимодействия», вне которого работодатель не сможет ставить сотруднику задачи и требовать его оставаться онлайн. Формально любое взаимодействие с работником  во время его отдыха работодатель должен будет оплатить как сверхурочную работу.

Авторам проекта еще нужно прояснить, как совместить все нормы и требования к частично занятому на удаленке сотруднику. Ведь когда он дома, на него должны распространяться нормы о дистанционной работе — например, не требуется проводить инструктаж, обучение по охране труда и т. п. А когда работник попадает в офис, нужна обязательная специальная оценка его условий труда (СОУТ) и те же инструктажи. Пока в этом вопросе нет ясности, кажется, что режим комбинированной удаленной работы прибавит документов и усложнит процессы. 

Также в Госдуме рассматривают возможность отказаться от электронной цифровой подписи (ЭЦП) для подписания документов. Предполагается, что работодатель и сотрудник смогут обмениваться документами любым удобным способом, который позволяет однозначно идентифицировать обе стороны: письма в электронной почте, системы документооборота или даже сообщения в мессенджерах.

Кроме того, в законопроекте предлагают упразднить требование указывать адрес конкретного рабочего места. «Рабочее место дистанционного работника может находиться везде, где есть возможность использовать сеть Интернет».

В новом проекте хотят упразднить возможность вносить в дополнительное соглашение специальные условия для расторжения трудового договора. То есть новая редакция ТК отберет у компании право уволить удаленного работника по дополнительным основаниям и оставит возможность расторгнуть договор только на основании правил, прописанных в Трудовом кодексе. 

Наконец, новый закон предусматривает, что при временной дистанционной работе зарплата не меняется и выплачивается сотруднику в полном размере. Правда, при условии, что сохранится тот же объем работы.

По данным соцопроса института социального анализа и прогнозирования РАНХиГС в 2019 году только треть респондентов хотели бы работать в офисе постоянно.

Большинство людей — 55% — хотели бы часть рабочего времени проводить дома и приезжать в офис несколько раз в неделю. 

Постоянно работать удаленно хотел бы каждый десятый. Но ТК не обязывает работодателей переводить работников на дистанционную работу по их просьбе.

По данным исследования Хабр Карьеры, до введения карантина в России каждый второй айтишник мог работать удаленно (то есть в компании была такая возможность) и каждый третий айтишник действительно работал. 

Закон об удаленной работе: изменения в 2021 году

Ксения Корчагина, юрист

С 2021 в Трудовой кодекс внесли изменения о дистанционной и удаленной работе. Определили, как правильно отправлять на «удаленку». Ввели простую электронную подпись для дистанционных работников. Разрешили увольнять, если сотрудник 2 дня не выходит на связь. Разбираемся, чем дополнить кадровые документы, чтобы не допустить пьянства «удаленщиков», а в пандемию без лишних бумаг переводить на удаленку.

Раньше мы называли дистанционной постоянную работу вне офиса, а «удаленкой» — временную в связи с коронавирусом. Теперь это синонимы, работа вне места нахождения работодателя и взаимодействие с работником по интернету или телефону.

Временная удаленка

Раньше по ТК была только постоянная дистанционная работа. Теперь 

  • постоянная, с момента приема на работу;
  • временная, на срок до 6 месяцев;
  • периодическая. То в офисе, то «на удаленке», но не больше 6 месяцев.

Вид «дистанционки» указывайте в трудовом договоре.

Принудительная удаленка

Раньше дистанционно работали только по соглашению с работником.

Теперь не нужно согласие для перевода на удаленку, если эпидемия, катастрофа или решение властей. Тогда просто издаем 

 и знакомим с ним работников «способом, позволяющим подтвердить получение». Электронно в СБИС, на бумаге по почте или вручаем лично.

В коронавирус закрыли общепит, салоны, магазины, но зарплату снижать запретили.

Теперь официально разрешили объявлять простой по независящим от работодателя, работника причинам и платить 2/3 от оклада. Но только тем, кто не может перевести на «удаленку» из-за специфики работы или отсутствия технических средств для удаленной работы.

В остальных случаях оклады, премии, надбавки должны быть одинаковы и для офисных, и для удаленных работников.

Оборудование для удаленки

Раньше работник мог работать на своем оборудовании или работодателя. Это определял трудовой договор.

Теперь по умолчанию 

 выдает оборудование или выплачивает работнику компенсацию за использование компьютера, Windows, антивируса, интернета работника. Если не компенсировать или не предоставить оборудование, работник имеет право приостановить работу.

Чтобы избежать споров — определите в ЛНА порядок компенсации, установите максимально возможный размер выплат.

Рабочий процесс

Про режим

Раньше режим работы «дистанционщиков» согласовывали в трудовом договоре. Теперь можно в правилах внутреннего трудового распорядка, ЛНА, кол.договоре.

Определите режим именно для удаленной работы. Это пригодится, если на «удаленку» отправят экстренно. Потому что, если режим нигде не установлен, сотрудник работает «по своему усмотрению».

Теперь время звонков, онлайн-совещаний, переписки с работодателем включается в рабочее время. Уточните ЛНА, чтобы работник не требовал «сверхурочных» за поставленную ночью задачу или звонок после 17:00.

Внеурочное взаимодействие удобно контролировать, если ведете учет рабочего времени в СБИС. Настраивайте в СБИС графики работы, согласовывайте и учитывайте переработки.

Про отчеты

Как и раньше дистанционный сотрудник отчитывается по работе только по запросу работодателя. Хотите получать отчеты каждый день и без вашего запроса, тогда внесите эту обязанность в ЛНА.

Чтобы не тратить время руководителя на проверку отчетов из exel, пусть сотрудники заполняют календари СБИС. Там можно связать рабочие часы с конкретными задачами и совещаниями. Для менеджеров по продажам СБИС сам заполнит календарь количеством звонков.

Командировки

Налоговые органы часто не принимали расходы на командирование дистанционных работников, ссылались на отсутствие в ТК РФ норм о служебных поездках «дистанционщиков». Теперь узаконили поездки в другую местность.

Оформление документов

Бумажный трудовой договор

Раньше работодатель отправлял бумажный трудовой договор в обязательном порядке и в день заключения договора. Теперь договор на бумаге можно не делать, подписывайте все электронно. И только если работник попросит, отправьте бумажный ТД в течение 3 рабочих дней с момента запроса.

Трудовая книжка

Раньше запись в трудовую книжку вносили по умолчанию. И не вносили, если это предусматривал трудовой договор. Теперь вносят только, если работник попросит и предоставит трудовую книжку.

Но в любом случае придется заполнять форму СЗВ-ТД. Чтобы не тратить время заполняйте и отправляйте СЗВ-ТД в СБИС.

Приказ об увольнении

Раньше приказ отправляли в оригинале, в день прекращения трудового договора. Теперь отправляют копию и на это есть 3 рабочих дня.

Электронный больничный

Раньше ТК РФ не упоминал электронные листки нетрудоспособности. Теперь работникам официально разрешили сообщать номер электронного больничного по телефону, почтой.

В СБИС есть все для коммуникации сотрудников с кадровиками, и номера больничных точно не потеряются в почте или мессенджерах.

Раньше дистанционные работники переезжали на север и требовали «северных» надбавок. В пандемию пьянствовали на «домашнем» рабочем месте. Для защиты работодатели включали в ТД дополнительные основания для увольнения, дополняли ЛНА требованием о ежедневных отчетах работника и рисковали. Если основание не предусмотрено ТК РФ, суд может посчитать это «ущемлением прав работника» и восстановить уволенного.

ТК РФ ввел новые основания для расторжения договора:

Но и эти изменения «рискованные». Получается Работнику достаточно выходить на связь 1 раз в 2 дня и тогда его никто не уволит. Чтобы этого избежать — учитывайте время работы по времени нахождения в СБИС, требуйте заполнения расписания в привязке к конкретным задачам или клиентам. Зафиксируйте такой порядок взаимодействия в ЛНА.

Раньше дистанционный работник подписывал документы только квалифицированной электронной подписью. Теперь разрешили:

  • НЭП или КЭП для трудовых договоров, о материальной ответственности, ученических и соглашений к ним;
  • ПЭП для ознакомления с ЛНА, графиками отпусков, для приказов о командировках, отчетов о работе и всех остальных документов.

Как выбрать ЭП для электронного кадрового документооборота.

Новый закон ввел «иную форму» обмена документами между работником и работодателем. Получается, можно использовать любой мессенджер, лишь бы он фиксировал факт получения документов в электронном виде и упоминался в ЛНА. Полагаем, ТК РФ вольно трактует термин «электронный документ» и не учитывает ст.6 закона 63-ФЗ Об электронной подписи, ст.9 закона О бухгалтерском учете, Постановление пленума Верховного Суда РФ от 26.12.17 № 57.

Суды уже признавали законным увольнение по заявлению в WhatsApp. Например, Определение 6-го кассационного суда общей юрисдикции по делу 88-10258/2020 от 14.05.20.

Но если отправить в командировку по SMS и выплатить командировочные, то как потом эти выплаты принимать в учете? По ст.9 закона «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом, составленным в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Как суды будут трактовать это положение ТК РФ — покажет время. А чтобы не разыскивать юридически значимую переписку в личных мессенджерах работников, заводите электронный кадровый документооборот в СБИС. В ближайший год ЭКДО введут для всех, судя по темпам кадрового эксперимента Минтруда.

Оставить заявку

Рекомендации МОТ об организации удаленной работы

Руководство Международной организации труда пригодится российским работодателям, которые после пандемии решили оставить сотрудников на «удаленке»

Международная организация труда (МОТ) подготовила руководство для работодателей, которые во время пандемии перевели сотрудников на удаленный режим работы1. Оно может быть полезно и после пандемии, ведь некоторые компании, опробовав «удаленку», решили закрепить часть трудовых позиций в онлайн формате2. Кроме того, как сообщает МОТ, многие организации столкнулись с трудностями: не налажен цифровой документооборот, не приспособлены правила внутреннего распорядка, не обеспечена защита конфиденциальных данных. Исследования показали, что работодателям сложно контролировать производительность труда, регулировать время отдыха и поддерживать моральный дух коллектива.

Рассмотрим, как руководство МОТ применимо к нашим реалиям, а также разберем, как регулируется дистанционная работа в России и какие рекомендации международной организации можно интегрировать в российское законодательство.

Об удаленной работе – в руководстве МОТ и российском трудовом законодательстве

МОТ перечислила несколько форм «удаленки», при этом указав, что по своей сути они являются «синонимами»:

  • удаленная работа/удаленный режим работы – временная работа на дому как альтернативный способ организации труда в условиях пандемии, которую работники выполняют с использованием информационно-коммуникационных технологий;
  • дистанционная работа – выполнение работником трудовых функций вне места нахождения работодателя, допускающее мобильный (разъездной) характер работы;
  • дистанционное присутствие – замена поездки в офис на взаимодействие по телекоммуникационным каналам связи.

В российском трудовом законодательстве закреплены следующие понятия:

  • дистанционный труд (гл. 49.1 ТК РФ) – его понимание аналогично указанному в руководстве МОТ;
  • надомники (ст. 310 ТК РФ) – лица, выполняющие трудовую функцию на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, которые выделяет работодатель или которые они приобретают за свой счет.

Понятия «удаленная работа» и «удаленный режим работы» в российском трудовом законодательстве пока не закреплены.

Трудности перевода работников на удаленный режим работы

В условиях пандемии работодатели столкнулись с необходимостью переводить работников на «удаленку», но российский Трудовой кодекс не предусматривал такую форму работы, поэтому возникло много вопросов о способе перевода, выборе формы и режима работы.

Перевод сотрудников на надомную работу был неправильным решением, так как для надомников в ТК РФ предусмотрена трудовая функция, которая не отражает функции большинства работников крупных компаний. Приходилось делать выбор в пользу дистанционного труда, который, согласно положениям ТК РФ, дает возможность работодателю использовать различные способы контроля за деятельностью работников, предусматривать дополнительные основания увольнения и т.д. Поэтому перевод сотрудников на дистанционный труд требовал заключения с ними новых трудовых договоров о дистанционной работе.

Читайте также

Заключение и изменение трудового договора о дистанционной работе

Будет ли договор считаться заключенным, если при его оформлении не использовалась электронная подпись? А если сотрудник сначала трудился в офисе, а потом устно договорился о дистанционной работе?

19 Декабря 2019

Дистанционная работа не в полной мере является альтернативой удаленной, что побудило законодателей уточнить понятие «дистанционный труд» и ввести термин «удаленная работа». С этой целью 16 июня в Госдуму был внесен законопроект, который предусматривает внесение изменений в ТК РФ3.

А пока ожидается принятие поправок, Минтруд дал разъяснения о формах работы на дому. В период пандемии работодателям было рекомендовано перевести всех работников на удаленную работу при наличии технической возможности. Для этого нужно было составить список работников, временно переходивших на «удаленку», издать соответствующий приказ и ознакомить с ним сотрудников4.

В таких случаях возможен перевод сотрудников и на дистанционную работу. Он предполагает изменение условий трудовых договоров, что требует согласия работников. С ними нужно заключить допсоглашения к договорам и издать приказ об их переводе на дистанционный труд5. МОТ также рекомендует разработать внутренние правила удаленной работы и довести их до сведения работников.

Но до перевода работников на дистанционный режим работодателю нужно понять, целесообразно ли это. МОТ предлагает начать с анализа особенностей предприятия, определить, какие производственные функции можно приспособить к онлайн-формату, оценить бытовую обстановку сотрудников и их возможность работать дома. Если они уже работали удаленно и решается вопрос о сохранении этого формата, стоит оценить производительность труда и сравнить полученные результаты с показателями эффективности работы в обычном режиме. Если работники дистанционно выполняют свои функции более эффективно, значит, есть веская причина для перехода на «удаленку».

Организация удаленной работы: как эффективно выстроить сотрудничество?

МОТ обращает особое внимание на организацию работы и коммуникацию с сотрудниками. Аналогичные рекомендации дает Роструд. Следует определить, как компания будет доводить до работника задания, а работник – отчитываться об их выполнении.

Удаленная работа связана с рисками: профессиональный стресс, бытовые проблемы, домашнее насилие. Полезными в таких условиях могут стать программы помощи работникам и психологические консультации.

Организуя удаленную работу, нельзя забывать о защите конфиденциальных данных. Работодатель должен обеспечить:

  • наличие эффективной системы информационно-коммуникационных технологий, оснащенной средствами защиты для безопасной передачи данных;
  • установку на рабочих компьютерах программного обеспечения, включая антивирусные приложения, программы для защиты системы от взлома.

Обязан ли работодатель обеспечить работников техническими средствами и компенсировать расходы на связь?

МОТ рекомендует работодателям возмещать обоснованные расходы, которые работники понесли при выполнении на дому порученных им заданий. Например, это могут быть затраты, связанные с оплатой услуг мобильной связи и интернет-соединения. Целесообразно установить порядок предварительного согласования затрат. Так работодатель сможет проверить необходимость расходов, а работник будет уверен в их возмещении.

Российское законодательство не предусматривает обязанность работодателя обеспечивать дистанционных работников техническими средствами и компенсировать расходы на связь. Однако работодателю в любом случае следует предоставить сотрудникам возможность выполнять работу без потери эффективности. Роструд рекомендует урегулировать вопрос о выдаче работникам технических средств для выполнения ими своих функций в допсоглашении при переводе их на удаленный режим работы6.

Охрана безопасности труда: как обеспечить?

Организуя дистанционную работу, работодатель обязан убедиться в том, что:

  • задания даны сотруднику с учетом особенностей такой работы;
  • у сотрудника есть необходимое оборудование и защитные средства для безопасной работы на дому;
  • он получил указания и подготовлен к выполнению работы;
  • он выполняет работу под контролем вышестоящего лица.

Производительность труда: как измерить?

Одно из недавних исследований показало, что дистанционные сотрудники в отличие от офисных работают больше в среднем на 1,4 дня в месяц, или на 16,8 дня в год. Сотрудники офиса не только тратят время на дорогу до работы, но и больше отвлекаются на рабочем месте. Однако подобные исследования порой демонстрируют противоречивые результаты, потому компаниям стоит ориентироваться на свои показатели.

Работодателю непросто измерять эффективность работы, выполняемой сотрудниками удаленно. МОТ предлагает сконцентрироваться на оценке результатов работы, а не на подсчете отработанного времени. И такая оценка действительно более удобна. Системы регистрации все равно не позволит выяснить, чем именно занимался сотрудник после направления работодателю уведомления «приступаю к работе». К тому же значение имеют количество и качество выполненных им заданий, а не то, сколько часов он провел за работой.

Контроль и неправомерное увольнение дистанционных работников

Работая дома, сотрудник может потерять ощущение сопричастности общему делу и чувство ответственности. МОТ подчеркивает: «Все строится на доверии». Работодатель должен сохранять доверительные отношения с персоналом, поддерживая постоянную коммуникацию. И все же нельзя пренебрегать процедурами контроля за выполнением работы, следует регулярно обсуждать с сотрудниками достигнутые результаты и ставить перед ними новые задачи.

Не менее важно не допускать злоупотреблений по отношению к сотрудникам. Так, ТК РФ позволяет увольнять дистанционного работника по дополнительным основаниям, включенным в договор. Работодатели иногда злоупотребляют этой возможностью, предусматривая такие неправомерные основания, как «нецелесообразность дальнейшего сотрудничества», «изменение стратегии развития работодателя», «производственная необходимость». Именно поэтому июньский законопроект, о котором речь шла выше, предлагает исключить такую свободу регулирования. До вступления в силу данных поправок Роструд постарался устранить этот пробел. Он указал, что дополнительные основания увольнения могут быть связаны исключительно с недобросовестным выполнением работником своих обязанностей или нарушением трудовой дисциплины7.

1 «Удаленный режим работы в условиях пандемии COVID-19: руководство для работодателей».

2 По данным исследования Райффайзенбанка «Малый бизнес – 2020: до и после карантина»: 65% опрошенных предпринимателей намерены вернуть обычный режим работы, 27% лишь часть процессов планировали перевести в офлайн, а 8% решили полностью сменить формат на удаленный.

3 Законопроект № 973264-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удаленной работы».

4 Письмо Минтруда России от 23 апреля 2020 г. № 14-2/10/П-3710 «О направлении Рекомендаций по применению гибких форм занятости в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции на территории РФ».

5 Письмо Роструда от 9 апреля 2020 г. № 0147-03-5 «О направлении ответов на наиболее часто поступающие вопросы на горячую линию Роструда, касающиеся соблюдения трудовых прав работников в условиях распространения коронавирусной инфекции».

6 Информация Роструда «Роструд напоминает о недопустимости нарушения трудовых прав работников на удаленке».

7 Письмо Роструда от 9 апреля 2020 г. № 0147-03-5.

Удаленная работа в Москве — что нужно знать работодателю

С 5 октября столичные власти предписали всем работодателям перевести не менее 30% сотрудников на удаленный режим работы. По всем удаленным работникам компании должны предоставлять дополнительные сведения (номера телефонов, транспортных карт и т.д.). В связи с этим у многих организаций возникла масса вопросов относительно данного требования. Мы постарались ответить на наиболее частые из них.

Как поступать предприятиям, имеющим непрерывный цикл работы? Например, когда основная часть сотрудников — это операционные неофисные сотрудники, перевести на удаленку 30% персонала не представляется возможным. Обязательно ли в таких ситуациях выполнять требование о переводе сотрудников на удаленку?

Нет, не обязательно. Требование об обязательном переводе на удаленку не распространяется на сотрудников, чье нахождение на рабочем месте является критически важным для обеспечения функционирования организаций/ИП (п. 11.1 указа от 08.06.2020 № 68-УМ).

При этом законодательство не раскрывает содержание такого понятия, как «критически важное для функционирования организации нахождение на рабочем месте». Не уточняют данного понятия и столичные власти. Равным образом, региональным законодательством Москвы сейчас не закреплен перечень сотрудников, нахождение которых на рабочем месте является критически важным.

Поэтому такую важность в своих целях определяет для себя каждый работодатель самостоятельно. И если организация, чьи работники должны обязательно находиться на своем рабочем месте, не станет соблюдать требования о переводе 30% сотрудников на удаленный режим работы, то это не будет считаться нарушением.

Если сотрудники работают посменно/по графику, то есть треть из них выходит на работу в понедельник, треть во вторник и треть в среду и так далее, можно ли в таком случае не переводить их на удаленную работу? Не считается ли это нарушением?

Нет, не считается. Здесь необходимо исходить из целей, которые преследует указ от 01.10.2020 № 96-УМ. Главные его цели – разгрузить общественный транспорт Москвы и как минимум на 30% уменьшить количество сотрудников организаций, одновременно выходящих на работу.

Если сотрудники работают посменно и каждый день на работу выходит треть сотрудников, то указанные цели достигаются. Поэтому такая работа не противоречит названному указу и не может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности.

ИП работает самостоятельно, без привлечения каких-либо сотрудников. Если он не перейдет на удаленную работу, могут ли его оштрафовать?

Нет, не могут. Требование об обязательном переводе 30% сотрудников распространяются только на работодателей, осуществляющих деятельность на территории города Москвы (п. 2.2 указа от 01.10.2020 № 96-УМ).

Предприниматели, которые не привлекают работников и осуществляют свою деятельность самостоятельно, работодателями не являются. Следовательно, на таких ИП действие названного требования не распространяется.

Как быть с теми сотрудниками, кто вообще не проживает в Москве? У нас IT-компания и более половины сотрудников работают дистанционно и проживают в других городах. Этих сотрудников тоже нужно переводить на удаленку и отражать в отчетах?

Нет, требования об обязательном переводе работников на удаленный режим работы касаются только тех сотрудников, которые работают непосредственно на территории Москвы (п. 2.2 указа от 01.10.2020 № 96-УМ). Все прочие работники и исполнители по договорам гражданско-правового характера из других городов и регионов не подлежат обязательному переводу на дистанционную работу.

Равным образом эти сотрудники не учитываются и при расчете 30-процентной доли работников, в отношении которых должно быть принято решение о переходе на дистанционную занятость.

Если в ООО работает только генеральный директор и он не перевелся на удаленку, будет ли это считаться нарушением?

В пункте 11.1 указа столичной мэрии от 08.06.2020 № 68-УМ прямо говорится о том, что требование о переводе на удаленный режим работы не распространяется на граждан, чье нахождение на рабочем месте является критически важным для обеспечения функционирования организаций и индивидуальных предпринимателей.

Поэтому если организации, в которых по сути работает только один человек (гендиректор), не могут работать удаленно, то они могут продолжать осуществление своей деятельности в обычном режиме, без перехода на дистанционный режим работы.

Означает ли, что дистанционный работник обязан соблюдать режим самоизоляции? Будет ли работодатель нести ответственность за его перемещения по Москве?

Нет. Перевод работника на дистанционный режим занятости означает только то, что работник меняет место осуществления своей трудовой функции. Вместо офиса/производства всю работу дистанционный работник осуществляет по месту своего жительства или пребывания. При этом для дистанционного сотрудника, как правило, исключается необходимость регулярного или тем более ежедневного посещения офиса.

В то же самое время дистанционная занятость не предполагает самоизоляции. Свободу передвижения работника по городу никто не ограничивает. В указе от 01.10.2020 № 96-УМ о самоизоляции переведенных на дистанционную работу сотрудников ничего не говорится. Не говорится в нем и о том, что работодатели несут какую-либо ответственность за перемещения удаленных работников по городу.

Зачем вообще московским властям понадобились номера телефонов, социальных карт и проездных билетов работников? Что они с этими данными собираются делать?

По этим данным власти контролируют исполнение работодателями требования о временном переводе 30% работников на дистанционный режим занятости. Данное требование было установлено в целях снижения количества пользователей общественного транспорта и, соответственно, предотвращения роста заболеваемости коронавирусной инфекцией.

Установив по номеру телефона, карты или проездного билета, что гражданин ранее был переведен на удаленку, но продолжает ездить на работу в офис, работодателя могут оштрафовать. Штраф будет назначен по ст. 20.6.1 КоАП РФ за несоблюдение региональных ограничений в период режима повышенной готовности.

Если в организации уже существует приказ о переводе с марта 2020 всех сотрудников на удаленный режим работы, то нужно ли вообще подавать еженедельные отчеты в этом случае? И если нужно, то сколько работников включать в отчет?

Да, требование о предоставлении дополнительных сведений о сотрудниках, переведенных на удаленный режим работы, распространяется на всех без исключения работодателей — организации и ИП, осуществляющих деятельность на территории Москвы (указ от 06.10.2020 № 97-УМ).

Вы в любом случае должны представить дополнительные сведения обо всех сотрудниках, переведенных на удаленный режим работы (их автомобильные и телефонные номера, номера социальных карт и т.д.). То есть, если все ваши работники с марта работают удаленно, то в отчет включаются все работники без исключения.

Но если первоначально дополнительные сведения о работниках, переведенных на удаленную работу, должны были предоставляться еженедельно, то теперь данное требование было смягчено. Сейчас при отсутствии изменений в уже представленных сведениях о работниках еженедельное представление таких сведений не требуется. Если работники не меняют номера телефонов и проездных, то достаточно первоначально сданного отчета (указ от 15.10.2020 № 101-УМ).

Работники старше 65 лет также включаются в 30% сотрудников, которые обязательно должны быть переведены на удаленный режим работы? Или таких сотрудников нужно учитывать отдельно от общей численности работников?

Сотрудники старше 65 лет подлежат переводу на дистанционную занятость в первую очередь, поскольку находятся в группе риска. При этом данная категория сотрудников может быть учтена в указанной 30-процентной доле работников, переведенных на удаленную работу. Никаких специальных запретов по данному поводу указ от 01.10.2020 № 96-УМ не содержит. Поэтому учитывайте указанных лиц в общем количестве удаленных работников.

В нашей организации работают люди старше 65 лет, которые критически важны для функционирования предприятия. Переводить их на удаленку мы не стали. Могут ли нас оштрафовать за это?

Нет, не могут. В соответствии с п. 11.1 указа от 08.06.2020 № 68-УМ столичные работодатели обязаны перевести на дистанционный режим занятости всех работников из числа граждан старше 65 лет, а также граждан, имеющих заболевания, перечень которых определен Департаментом здравоохранения города Москвы.

Однако та же самая норма указа устанавливает и исключение из этого общего правила. Так, данное требование не распространяется на граждан, чье нахождение на рабочем месте является критически важным для обеспечения функционирования организаций и предпринимателей, работающих на территории Москвы.

Что делать, если сотрудники отказываются предоставить номер проездного и номер мобильного телефона?

В указе столичной мэрии от 06.10.2020 № 97-УМ, обязавшем работодателей предоставлять дополнительные сведения о работниках, переведенных на удаленную работу, о самих работниках ничего не говорится. Вместе с тем в соответствии со ст. 198 ТК РФ все работники под страхом дисциплинарного взыскания обязаны соблюдать внутренний трудовой распорядок и дисциплину труда.

В противном случае работники могут быть подвергнуты замечанию, выговору или даже увольнению по соответствующим основаниям (ст. 192 ТК РФ). Поэтому работники также должны понимать, что несут определенные обязанности в связи с введением в регионе временных ограничений.

Если работник отказывается предоставить сведения о своем проездном, социальной карте и т.д., то с него лучше всего получить письменные объяснения в порядке ст. 193 ТК РФ. Письменные объяснения работника или акт об отказе работника от предоставления таких объяснений помогут работодателю избежать штрафа по ст. 20.6.1 КоАП РФ и доказать принятие им мер по соблюдению новых региональных требований.

Можно ли включить в состав работников, переведенных на удаленку, тех сотрудников, которые пребывают в ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках за свой счет или находятся на больничном?

Да, это возможно. Главные цели указа от 01.10.2020 № 96-УМ – это предупреждение роста числа заболеваемости коронавирусной инфекцией и ограничение перемещений работников по Москве. Если работники находятся в отпусках или на больничных, то они уже не работают и не вынуждены осуществлять регулярные поездки в офисы и на производство.

Поэтому включение таких сотрудников в процент дистанционных работников не противоречит указу столичной мэрии. Никаких специальных ограничений и запретов на этот счет сам указ не устанавливает.

Когда можно будет вернуть удаленных сотрудников на обычный режим работы – в офисы?

С уверенностью на данный вопрос ответить невозможно. Все будет зависеть от темпов роста или, напротив, снижения заболеваемости коронавирусной инфекцией и принимаемых в связи с этим ограничительных мер.

Первоначально, согласно указу столичной мэрии от 01.10.2020 № 96-УМ, режим удаленной работы для части сотрудников столичных работодателей был установлен на период с 5 по 28 октября включительно.

Но уже в соответствии с указом от 28.10.2020 № 103-УМ срок действия требования о переводе на дистанционный режим работы не менее 30% сотрудников, был продлен до 29 ноября 2020 года. При этом не исключено, что действие данного требования будет продлено и на более длительный срок.

Как составить расписание удаленной работы, которое подойдет вам

Независимо от того, новичок вы или опытный удаленный сотрудник, вы, вероятно, осознали, насколько сложно соблюдать правильный график.

Утром вы можете просыпаться в сонливом состоянии, потому что вам не нужно ездить на работу и не тратить время на утренние командные беседы, чтобы настроиться на работу. Затем, когда вы, наконец, почувствуете, что находитесь в ударе и собираетесь сделать все из своего списка дел, вы можете посмотреть в окно, понять, насколько там темно, и обнаружить, что вы работали прямо во время ужина.

В HubSpot, где у нас есть парк из более чем 300 удаленных сотрудников, работающих полный рабочий день, мы часто слышим о вышеупомянутом сценарии. Кроме того, мы видели, что удаленные сотрудники в разных компаниях сталкиваются с одними и теми же проблемами.

Несмотря на то, что неудачи с расписанием, о которых я упоминал выше, довольно распространены, вы определенно не хотите, чтобы они стали частью вашего образа жизни. Время от времени работа поздно ночью может помочь вам продвинуться по карьерной лестнице, но регулярная работа может нанести вред вашему психическому здоровью, счастью на работе и вашему балансу между работой и личной жизнью.

Когда дело доходит до удаленной работы, плохое планирование может иметь еще большее влияние на вашу жизнь. Исследования показывают, что удаленные сотрудники, как правило, работают дольше, чем офисные сотрудники. Удаленная работа также может вызвать чувство разобщенности, изоляции и одиночества.

Если вы попали в многочисленные ловушки планирования в качестве удаленного маркетолога, это не значит, что вы плохой сотрудник или идете под откос в своей карьере. Неудачное планирование просто означает, что вам может понадобиться какая-то ежедневная структура, как и многим другим людям с неоднозначным стилем работы.

К счастью, со всеми технологиями планирования, которые у нас есть сегодня, составить план вашей рабочей недели на самом деле не так уж и сложно.

В этом сообщении блога я расскажу, как создать эффективное недельное расписание, которое позволит вам не отвлекаться от задачи, управлять несколькими проектами и уделять время поддержанию баланса между работой и личной жизнью.

Если вы заинтересованы в создании собственного календаря Google и хотите украсть некоторые из этих советов, щелкните здесь, чтобы добавить этот шаблон календаря в свою учетную запись GSuite.

Что запланировать в еженедельном календаре удаленной работы

1. Заблокируйте свое нерабочее время.

Одна из самых больших проблем, с которыми сталкиваются удаленные сотрудники, — это невозможность отключиться и отключиться после долгого рабочего дня. Без социальных сигналов, чтобы покинуть офис в конце дня, многие удаленные сотрудники сообщают, что работают дольше и у них меньше времени для социального взаимодействия вне дома, потому что они слишком сосредоточены на работе.

Как трудолюбивый удаленный маркетолог, вы можете чувствовать, что должны быть «всегда онлайн».«Однако многие из собственных удаленных маркетологов HubSpot на самом деле советуют другим, кто работает из дома, заранее установить границы своего графика.

«Легко попасться в ловушку, когда делаешь что-то в течение дня, но при этом чувствуешь, что зря потратил время и теперь нужно работать позже вечером», — говорит Ребекка Уайт, младший штатный автор блога HubSpot. . «Установление границ для себя и рутинный график помогут избежать этих ловушек».

После того, как вы обсудите свое рабочее время и границы баланса между работой и личной жизнью со своим руководителем, вы должны отметить их в своем календаре, чтобы ваша команда могла знать, когда вы доступны, а когда вышли из системы.

Один из удобных способов отметить рабочее и нерабочее время — использовать параметр «Рабочие часы» в Google Календаре, чтобы наглядно отмечать времена, когда вы не будете на часах. Это позволяет товарищам по команде видеть, когда вы предпочитаете часы работы, и не позволяет им планировать встречи в нерабочее время.

Чтобы сделать это в Календаре Google, просто перейдите в свой календарь, нажмите «Настройки» и прокрутите вниз до «Рабочие часы» на панели «Настройки».

Когда вы обновите свое рабочее время, другие программы просмотра календаря будут видеть серые линии в те дни и дни, когда вы недоступны для собраний.Если вы не используете Календарь Google, некоторые другие программы планирования, такие как календарь Microsoft Outlook, аналогичным образом позволяют отмечать это время.

2. Планируйте время для выполнения регулярных еженедельных обязанностей.

На каждой работе есть несколько еженедельных обязанностей, которые вы будете выполнять регулярно. Чтобы изолировать эти обычные обязанности, чтобы они не влияли на более крупные проекты, подумайте о том, чтобы выделить время для их выполнения каждый день.

Например, на этом снимке экрана я запланировал время, которое я посвятил созданию и планированию маркетинговых писем для блога HubSpot.Это помогает мне готовить электронные письма на ранней стадии, чтобы я мог больше времени уделять творческим проектам, разработке стратегии или другим задачам без головы. Это также позволяет мне добавить некоторую структуру в свой день, особенно при удаленной работе.

3. Создайте блоки с надписью «Пожалуйста, запрашивайте время перед бронированием» на случай, если вы будете выполнять более крупные проекты.

Иногда вам нужно иметь час или больше непрерывного времени, чтобы убедиться, что вы полностью выполнили проект. Когда встречи прерывают это время, они могут сбить вас с пути мысли или помешать вашему творчеству.

Как блогер, который также управляет стратегиями роста аудитории, я должен выполнять как обычные небольшие задачи, так и более крупные, более интенсивные задачи каждую неделю. Когда я работаю в офисе, рядом с моими товарищами по команде, легко обсудить свое расписание и расставить приоритеты. Но когда я работаю из дома, соблазн проверить электронную почту и ответить на сообщения Slack может отвлечь меня от моей рутинной работы.

Из-за этого я планирую время для выполнения своих основных, неизменных задач, а также время, которое мне нужно, чтобы сосредоточиться на творческих проектах, таких как контент-стратегии или сообщения в блогах.Это помогает мне сохранять сосредоточенный распорядок и выполнять работу, а также позволяет при необходимости переключаться на неожиданные задачи.

В приведенном ниже примере я создал временной блок для написания блога, который многие маркетологи выполняют одновременно с множеством других задач.

4. Запланируйте регулярные встречи с коллегами, которых вы не часто видите.

Две другие распространенные проблемы, с которыми сталкиваются удаленные сотрудники, — это оторванность от товарищей по команде и отсутствие видимости компании. Чтобы избежать этих препятствий, многие удаленные члены нашей маркетинговой команды планируют регулярные личные встречи или виртуальные кофейные чаты с другими коллегами.

«Я ежемесячно планирую индивидуальные встречи с коллегами, с которыми тесно сотрудничаю, но не всегда пересекаюсь на собраниях», — говорит Мег Пратер, удаленный управляющий редактор блога HubSpot. «Я также хватаю виртуальный кофе и обедаю с коллегами — и записываю свой календарь с множеством встреч лицом к лицу, когда я нахожусь в офисе».

Как удаленный сотрудник, регулярные встречи помогают вам лучше узнать свою команду, быть в курсе того, что происходит в офисе, и получить ценную информацию, которую вы можете не получить на больших встречах виртуальной команды.

5. Включите свой утренний распорядок.

Мои коллеги и я обнаружили, что мы более продуктивны в течение дня, когда у нас есть утренний распорядок.

Когда вы работаете в офисе, вы можете проснуться утром, одеться, проснуться с кофе, а затем зарядиться энергией в течение дня, слушая музыку или подкаст во время утренней поездки на работу. Когда вы работаете удаленно, в собственном доме, меньше внешних факторов, которые могут помочь вам взбодриться на предстоящий день.

Хотя у вас может возникнуть соблазн поспать, пока ваша команда не будет в сети, мы на самом деле советуем выделить время для утренних дел. Утренний распорядок дня не только позволяет вам начать свой день с правильного пути, но также дает вам время, чтобы позаботиться о себе, сблизиться с семьей или заняться какими-либо делами или делами, которые могут отвлекать вас в течение дня. .

Независимо от того, какой утренний распорядок вы выполняете, может быть полезно заблокировать это время в своем календаре, чтобы напомнить вам, что нужно уделить немного времени себе и своей личной жизни, прежде чем приступить к рабочему дню.

6. Делайте перерывы каждый день.

Помимо того, что по утрам вы уделяете время самообслуживанию, вам также следует не забывать делать перерывы после того, как вы погрузитесь в свой рабочий день.

Зачем отмечать перерывы в календаре, если вы уже работаете из дома? Хотя вы можете слышать, как люди говорят: «У удаленных сотрудников достаточно времени для самообслуживания», это утверждение на самом деле является одним из самых больших и самых неточных мифов, которые мы когда-либо слышали.

Это миф, который Пратер отметил в недавнем сообщении в блоге:

«Я всегда думала, что стану супер-атлетичной женщиной, когда стану отстраненной.Я думала, что буду ходить на йогу каждый день во время обеда, а бегать займусь утренним перерывом. Оказывается, я иногда забываю сделать перерыв, чтобы снова наполнить чашку кофе — не говоря уже о том, чтобы бежать на занятия йогой в середине дня », — рассказал Пратер.

Делать перерывы может быть непросто, когда вы чувствуете, что создаете отличный контент или работаете в срок. Но многие из наших маркетологов говорят, что они могут помочь предотвратить выгорание и повысить творческий потенциал.

Если вы думаете, что вам нужно делать больше перерывов, но вам трудно помнить об этом, создайте в своем календаре ежедневный временной интервал от 15 до 30 минут для дневного перерыва.Вы не всегда должны использовать это время для перерыва, но напоминание календаря напомнит вам, что в какой-то момент нужно уделить время себе.

7. Заблокируйте время для других потребностей в балансе между работой и личной жизнью.

Как профессионал, ориентированный на карьеру, вы можете беспокоиться о том, что уделение времени своей семье или себе может создать впечатление, что вы не относитесь к работе серьезно. На самом деле все наоборот.

Рабочее место становится все более и более приемлемым для гибкой работы.По данным LinkedIn, 72% рекрутеров говорят, что гибкий график определит будущие рабочие места и успех найма.

Если ваш руководитель позволяет вам работать гибко или приостанавливать работу в течение дня из-за личных жизненных обязательств или поручений, например, забрать ребенка из школы, вы должны отметить эти события в своем календаре. Это позволит вашей команде знать, когда вы заняты и что вас нельзя записать на встречу, а также даст вам непрерывное время для поддержания баланса между работой и личной жизнью.

8.Подумайте о том, чтобы назначать как можно больше встреч в течение одного-двух дней в неделю.

Один из лучших советов, который я получил от своих удаленных коллег, — это записываться на все мои собрания в кластере в начале недели, чтобы в конце недели оставалось больше времени для головных проектов или мероприятий.

Эту стратегию часто использует один из стратегов удаленного контента блога, Элли Декер.

«Если можете, сгруппируйте все встречи так, чтобы они проходили в течение двух или трех дней.Оставьте пару дней широко открытыми, чтобы выполнить эту упорную работу с максимальным усилием », — сказал Декер в недавнем сообщении в блоге.

Декер добавил, что вы также можете использовать это время, «чтобы выйти из дома, изменить свое рабочее место и не беспокоиться о том, чтобы принимать видео или телефонные звонки в шумных общественных местах».

Вот пример, чтобы помочь вам наглядно представить себе, как планировать встречи по блокам. Ниже я запланировал свои проверки на тот же день, что и еженедельное собрание команды. Затем, к среде, вы можете увидеть, что мой график расширяется и становится более гибким для более интенсивных задач.

9. Своевременно оставляйте несколько отверстий.

Если вы очень организованный человек, может быть трудно не планировать каждую секунду своего дня, но ради совместной работы вам нужно оставить в своем календаре немного незапланированного места.

Почему? Когда вы работаете удаленно, вам может потребоваться виртуальный звонок с товарищем по команде в последнюю минуту, потому что проще обсудить что-то лично или через текстовое общение.

Эта стратегия может быть особенно полезной, если вы руководитель группы, который хочет оставаться доступным для всех сотрудников.

«Будьте готовы приступить к видеозвонку, не планируя для этого время», — говорит Сюзанна Роннквист Ахмади, вице-президент HubSpot по международному маркетингу. «Сообщите своим командам, что вы доступны, с помощью инструмента обмена мгновенными сообщениями и включите« эфирное время »в свою повестку дня для отметок и быстрых чатов.

Сообщение вашего расписания

Помните, хороший график ничего не значит, если вы не говорите о своих границах и часах работы со своей командой. Чтобы убедиться, что вы придерживаетесь своего еженедельного распорядка, обязательно обсудите график, который вы устанавливаете, со своим руководителем и уведомите своих коллег о времени, которое вы установили как недоступное.Такое прочное общение поможет обеспечить соблюдение и эффективность вашего рабочего времени.

Для получения дополнительных советов о том, как стать успешным удаленным сотрудником, ознакомьтесь с этим сообщением в блоге с советами от членов нашей собственной удаленной рабочей силы. Вам также могут понравиться эти сообщения, связанные со статистикой удаленной работы, распространенными мифами и советами по привлечению внимания из дома.

Как создать график удаленной работы и зачем он нужен

Несмотря на все статистические данные о том, как удаленная работа может повысить производительность, работа из дома (значение WFH) все еще является относительно новой концепцией для большинства людей, и может потребоваться много ударов и промахов, чтобы найти рабочий график удаленной работы.

В конце концов, продуктивность — это не неотъемлемый навык. На самом деле, это даже не навык; это набор привычек, которые вам необходимо постоянно формировать и которым нужно постоянно следовать.

Как удаленный сотрудник, часто могут быть большие различия между тем, как вы ожидаете провести свой рабочий день, и тем, как он на самом деле закончится. Но с небольшими изменениями в своем расписании вы можете построить эффективный график удаленной работы, который позволит вам продуктивно работать в течение всего дня.

Почему важно придерживаться удаленного графика работы?

Люди, которые только начинают удаленную работу, часто попадают в ловушки двух типов:

  • Те, кто считает, что они автоматически могут быть более продуктивными сейчас, когда они не в офисе, и в конечном итоге работают так много, что это в конечном итоге приводит к снижению качества работы или выгоранию.
  • Те, кто думают, что не могут работать так же эффективно сейчас, когда они дома, и в конечном итоге планируют очень мало работы, что приводит к снижению производительности.

Время — важный ресурс для удаленного работника, и вам нужно очень тщательно планировать всю свою работу, чтобы максимально использовать свое рабочее время. Планирование может помочь вам во многих отношениях, в том числе:

  • Поймите, чего вы реально можете достичь в рабочее время
  • Убедитесь, что у вас достаточно времени для всех важных и важных задач из вашего списка.
  • Добавьте в свой график дополнительное время для «неожиданной работы», которая может случиться на вашем пути
  • Достаточно времени для отдыха с семьей, друзьями, хобби и физических упражнений
  • Добейтесь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Как создать удаленный график работы

1. Заблокируйте нерабочее время

Первое, что вам следует сделать, это заблокировать все нерабочее время, чтобы вы точно знали, сколько времени у вас есть каждый день для выполнения своих задач.Блокировка нерабочего времени также может помочь вам легче отключиться от сети в конце рабочего дня и провести четкую границу между вашей работой и семейной жизнью.

Установка строгого расписания работы также помогает вам сделать больше за меньшее время, потому что вы не чувствуете, что у вас «много времени», чтобы просто посидеть или сделать длительный перерыв.

2. Добавьте время непрерывной фокусировки в свое расписание

Есть множество вещей, которые могут отвлекать вас при работе из дома: сообщения, электронные письма от коллег, работа по дому, голодные домашние животные, члены семьи — список можно продолжать до бесконечности.Чтобы лучше сосредоточиться и создать эффективный график удаленной работы, вам нужно добавить в свое расписание непрерывное время для сосредоточения.

Идея состоит в том, чтобы заблокировать 50-60 минут сосредоточения в вашем календаре, когда вы сосредотачиваетесь только на одной задаче за раз, абсолютно не отвлекаясь. Вы можете использовать для этого таймер, перевести телефон в беззвучный режим и закрыть все остальные вкладки, чтобы ваше внимание не было привлечено к другим вещам, пока вы работаете над важной задачей.

3. Запланируйте встречи в наиболее непродуктивное время

Удаленная работа дает вам преимущество гибкости.Это означает, что вы можете составить свой собственный график в зависимости от того, когда вы наиболее продуктивны.

Например, если вы жаворонок, который обычно наиболее продуктивен в начале дня, вы можете запланировать все важные дела на утро, а затем запланировать встречи по вечерам, когда вы все равно не можете работать над сложными задачами.

Точно так же, если вы чувствуете сонливость и усталость сразу после обеда, вы можете запланировать все свои встречи на послеобеденное время.Нет ничего более воодушевляющего, чем виртуальная встреча с коллегами и общение с ними.

4. Планируйте перерывы так же, как планируете важные встречи

Перерывы так же важны, как и конкретные часы, если вы хотите оставаться продуктивным и продуктивным в течение всего дня. Непрерывная работа в течение всего дня без достаточных перерывов приведет только к выгоранию и ухудшит вашу работу.

Конечно, перерывы могут показаться довольно сложными, когда вы работаете над чем-то важным или у вас приближается крайний срок.Также часто забывают, что вы должны были сделать перерыв.

Чтобы всегда напоминать себе о перерывах, каждый день блокируйте в своем календаре 15–30-минутные перерывы. Вам не обязательно брать все запланированные перерывы, но вы должны стараться делать их как можно больше и стараться не планировать никакой другой работы во время перерывов. Каждый раз, когда наступает время для перерыва, попробуйте потянуться или немного погулять вне дома, чтобы подышать свежим воздухом.

5. Распланируйте свой день, как в офисе

Когда вы работаете из дома, вы можете составить свое собственное расписание, но это не должно означать, что вы будете работать без перерыва весь день, просто чтобы вы могли вычеркнуть все задачи из своего списка.Без правильных перерывов ваша продуктивность в конечном итоге снизится, и вы даже можете сгореть.

Вместо этого планируйте и структурируйте свой день, как в офисе. Следуйте своему утреннему ритуалу, чтобы подготовиться к новому дню, сделайте хороший обеденный перерыв, а затем делайте регулярные перерывы на кофе-ланч, когда вечером вы начинаете чувствовать усталость, чтобы вы могли вернуться к работе с полной энергией.

6. Создайте основные правила для своего дома

Может быть трудно сосредоточиться во время работы из дома, когда члены семьи постоянно прерывают вас или бродят вокруг вас.Работающим родителям, у которых все время есть дети дома, все может стать еще сложнее. В результате вы должны четко обсудить с членами семьи, что они могут и чего не могут делать в ваше рабочее время, чтобы ваша продуктивность не пострадала.

7. Практикуйте уход за собой даже в рабочее время

Работа на дому может быть, мягко говоря, утомительна и утомительна. Отсутствие связи с командой и накопившаяся рабочая нагрузка могут быстро накапливаться и в конечном итоге привести к выгоранию.

Вот почему вы всегда должны уделять внимание самообслуживанию каждый день, даже в рабочее время. Притормози, когда кажется, что все идет на тебя сразу. Послушайте музыку, выйдите на улицу или проведите время с семьей. Идея состоит в том, чтобы отойти от ноутбука, чтобы освежиться.

8. Не берите на себя больше задач, чем вы можете выполнить

Когда вы составляете список дел рано утром, легко проявить чрезмерный оптимизм и переборщить.Результат? В конечном итоге вы берете на себя больше задач, чем можете выполнить за день, а затем к концу дня вы начинаете чувствовать себя виноватым, поскольку понимаете, что вы не можете выполнить все задачи, которые должны были выполнить.

Вместо этого вам следует ставить перед собой более реалистичные цели и брать на себя столько работы, сколько вы можете выполнить на практике.

9. Держитесь подальше от спальни

Когда вы работаете из дома, может возникнуть соблазн либо поработать в постели, либо немного вздремнуть после обеда.Но это не только может быть очень плохо для вашей производительности, но также может научить ваш мозг ассоциировать кровать со стрессом и работой, а не с расслаблением. Это, в свою очередь, может затруднить сон ночью.

Даже если вы живете в небольшой квартире, в которой нет свободных комнат, убедитесь, что ваше рабочее место расположено как можно дальше от спальни или, по крайней мере, в таком месте, где вы не можете видеть свою кровать напрямую.

10. Создайте заключительный ритуал

Отключиться от работы и уйти от ноутбука может быть так же сложно в конце дня, когда ваша личная и профессиональная жизнь находятся под одной крышей.

Чтобы создать лучший баланс между работой и личной жизнью, вы должны создать ритуал завершения работы, чтобы подготовить свой разум к отключению от работы. Вы можете проверить электронную почту в последний раз, сообщить своим коллегам, что вы выйдете из системы, и просмотреть свой список задач на следующий день.

Важно организовать свою жизнь так, чтобы поддерживать организованный и эффективный график удаленной работы. Но создание невероятно жесткого шаблона без какой-либо гибкости также может привести к выгоранию. Удаленная работа — это гибкость, и вы должны быть готовы время от времени менять свой график, не рискуя производительностью.

Использование лучших инструментов удаленной работы, чтобы не отставать от графика, также может иметь большое значение. Может возникнуть соблазн использовать все новые инструменты для повышения производительности и календаря, которые вы найдете в Интернете. Однако чем больше инструментов вы используете, тем сложнее вам будет управлять всеми своими рабочими данными.

Меньше всего вам нужно использовать столько приложений, что вы будете тратить половину своего времени на переключение между этими приложениями и поиск важных данных. Вместо этого вы можете использовать централизованный инструмент, такой как цифровое рабочее место, которое объединяет все ваши бизнес-приложения и данные вместе и позволяет вам получить доступ ко всему через единую единую панель управления.

Дополнительные ресурсы

Как создать график удаленной работы (с шаблонами) — Clockify Blog

В тот момент, когда я пишу это предложение, около полудня, у меня уже середина рабочего дня. Я работаю из дома и каждый день придерживаюсь одного и того же рабочего распорядка. Итак, мой рабочий день начинается около 8 или 9 утра, поэтому я заканчиваю около 16 или 17 часов. И когда дело доходит до таких глубоких рабочих задач, как написание этого сообщения в блоге, я предпочитаю заниматься этими задачами в утренние часы и перед обеденным перерывом.

Теперь, если вы также являетесь удаленным сотрудником, убедитесь, что добавление структуры к вашим рабочим дням очень помогает. При правильном графике удаленной работы, который соответствует вашим потребностям, у вас будет больше шансов выполнить все свои задачи вовремя. В этой статье мы рассмотрим:

  • факторы, которые следует учитывать при составлении расписания,
  • ценных советов о том, как создать эффективное удаленное расписание, и
  • шаблонов для сотрудников с гибким и фиксированным расписанием.

Что следует учитывать перед составлением расписания

После того, как вы составите план своей работы на дому, у вас будет более четкое представление о том, сколько времени вам нужно для повседневных задач и как расставить приоритеты для наиболее важных. Таким образом, вы будете более реалистичны в том, что вы способны делать в течение дня. Кроме того, вы сможете выделить время для своей семьи и друзей, что улучшит баланс между работой и личной жизнью.

Вот что вы должны спросить себя, прежде чем приступить к составлению графика удаленной работы:

В какое время вы лучше всего работаете?

Некоторые люди процветают в утренние часы, а другие — в вечернее время.Это прекрасно, потому что мы не все одинаковы. Наши биологические часы работают по-другому, поэтому некоторые из нас испытывают спад продуктивности после обеда, а некоторые — утром.

Если вы можете переставить задачи по своему усмотрению, всегда учитывайте этот фактор. Например, если вы легко встаете утром и чувствуете себя отдохнувшим и готовым к работе, используйте это время для выполнения самых важных задач. Как только ваш уровень энергии начнет снижаться примерно в 14 или 15 часов, займитесь менее важными задачами.То же правило касается тех, кто любит поспать и начинает свой рабочий день немного позже. Если вы не жаворонок, не чувствуйте себя обязанным вставать слишком рано только потому, что некоторые успешные бизнесмены предлагают это сделать. Следуйте своему собственному ритму, и вы добьетесь лучших результатов.

Где вы работаете лучше всего?

Если вам легче сосредоточиться на своих задачах, работая дома, то и там вы будете более продуктивны. В таком случае решите, где будет находиться ваш домашний офис.Идеально было бы иметь для этой цели целую комнату. Но, если такой возможности нет, то остановите свой выбор на тихом уголке комнаты. Если вам нужно больше информации об оборудовании для домашнего офиса, у нас есть блог о вещах, которые вам понадобятся при работе из дома.

С другой стороны, если вы социальная бабочка и не любите работать в одиночку, вы всегда можете пойти в коворкинг. Это идеальное место для встреч с другими удаленными сотрудниками во время работы. Или вы можете переключаться между домашним офисом и ближайшим кафе.Просто имейте в виду, что такая шумная обстановка может не подходить для случаев, когда вам звонят или когда вам нужно уложиться в срок.

У вас есть члены семьи или домашние животные, о которых вам нужно позаботиться?

Еще один момент, который следует принять во внимание, — нужно ли вам заботиться о своих детях, пожилых членах семьи или домашних животных. Например, если вам нужно отвезти детей в школу в 8 утра, то планируйте свое рабочее время с 9 утра. Или, если у вас строгий график работы, вставайте немного раньше и делайте это перед работой.

Когда вы получите все эти ответы, составить график удаленной работы станет намного проще. Итак, если вы решите выполнять свою работу в коворкинге, имейте в виду, что вам также понадобится время для поездок на работу. Или, если вы решите работать из дома, не забудьте сообщить семье или партнеру о своем рабочем времени. Кроме того, такие обязанности, как выгул собаки или вождение детей в школу, будут выполняться до или после работы.

Давайте взглянем на несколько полезных советов, как сделать это расписание более удобным для вас.

Как составить эффективный график удаленной работы

У некоторых удаленных сотрудников гибкий график работы, в то время как другие должны соблюдать строгий график. Таким образом, то, как вы структурируете свой рабочий день, будет зависеть от того, будут ли у вас фиксированные часы работы.

В любом случае, у нас есть бесценные советы по созданию распорядка удаленной работы независимо от вашего рабочего времени.

Установите временные рамки для вашей личной деятельности и в нерабочее время

Если у вас есть возможность выбирать часы работы, вы можете разбить задания на несколько рабочих периодов с парой часов перерыва между ними.Теперь во время этих перерывов вы можете заняться своими личными делами, например, выгуливать собаку, отвозить детей в школу или заниматься спортом. Если у вас есть фиксированное расписание, вы сможете выполнять эти поручения до или после работы.

Чтобы коллеги и клиенты не беспокоили вас, когда вы находитесь вдали от компьютера, добавьте эти часы в свое расписание и отметьте их как личные действия / нерабочее время. Так вы сможете провести свободное время и заняться делами. Кроме того, вы дадите знать своим коллегам и клиентам, когда вы недоступны для звонков и встреч.Кроме того, эти занятия помогут вам расслабиться и работать более продуктивно.

Более того, этот удобный прием обеспечит вам правильный баланс между работой и личной жизнью. Говоря об этом, вот как Мэтью Пакстон, удаленный работник и основатель Hypernia, описал важность совмещения работы и жизни:

« Я понял, что мы должны подходить к работе в своей жизни, а не приспосабливать нашу жизнь к работе . Вот почему я взял за правило все, что связано с работой, ограничивать своим домашним офисом.Больше не нужно проверять электронную почту по утрам или брать ноутбук с собой за обеденный стол. Наши хобби, увлечения, отношения и время, которое мы тратим на заботу о себе, — все это неотъемлемая часть того, чтобы мы были наиболее продуктивными версиями самих себя. ”

Работа по первоочередным задачам

Начиная свой удаленный рабочий день, логично выделить первые часы работы для приоритетных задач. Итак, после того, как вы закончили свои личные дела и проверили электронную почту на наличие каких-либо чрезвычайных ситуаций, обязательно выполняйте все важные задания в течение как минимум двух часов.

Еще лучше в конце каждого дня записывать свои приоритетные задачи на завтра. Вот как Рувим Йонатан, основатель GetVoIP, решает, что важно:

« Я расставляю приоритеты по приоритетам списка A, B и C. Задачи из списка A — это «необходимо выполнить», и я установлю для них крайний срок, а также время для их выполнения. Список B — это элементы, которые важны, но при необходимости их можно добавить, поэтому у меня немного больше гибкости. Элементы C должны быть выполнены в какой-то момент, но будут вставлены, когда это возможно.Я так строю свой календарь и смотрю, что подходит. Иногда вам нужно сократить расходы, но главное — это расстановка приоритетов. ”

Таким образом, утром вам нужно будет заняться сначала заданиями А, а затем заданиями Б.

Если у вас ежедневная встреча по утрам, вы можете приступить к своим приоритетным задачам, как только встреча закончится.

Еще один практический способ научиться лучше расставлять приоритеты — это матрица Эйзенхауэра. Этот метод научит вас распознавать то, что важно, и поможет вам лучше управлять своим временем.

Работайте над менее важными задачами позже

Вы выполнили свои приоритетные задачи, и теперь самое время начать работать над другими задачами, которые у вас есть на регулярной основе. В зависимости от того, что вы делаете, это могут быть повторяющиеся задачи, которые вы выполняете ежедневно или раз в неделю.

Оставьте время для глубокой работы

Кэл Ньюпорт, автор множества книг о технологиях и культуре, говорит, что когда дело доходит до умственной работы, есть два типа задач. Итак, имеем:

  1. Основные задачи : благодаря этим заданиям вы продемонстрируете, насколько вы хороши в своем деле.Пример: любые задачи, за выполнение которых вам платит ваш клиент.
  2. Периферийные задачи : те задачи, которые вы должны выполнить, но они не дают никакого представления о том, насколько вы успешны на работе. Пример: ответ на электронные письма.

Хотя периферийные задачи важны, основные задачи — это сердце и душа вашей работы. И как лучше всего выполнять эти основные задачи? Что ж, вам нужно выполнить некоторую глубокую работу, иначе говоря, действия, связанные с использованием ваших когнитивных навыков. Очень важно, чтобы вы не отвлекались на глубокую работу.Таким образом, наушники с шумоподавлением — ваш лучший друг в это время.

Вы должны выделить пару часов в день для глубокой работы. В идеале вы хотите заниматься глубокой работой в наиболее продуктивное время дня. Если вам легче сосредоточиться на работе днем, выделите время для более глубокой работы, скажем, с 16:00 до 18:00.

Запишитесь на встречи в течение одного или двух дней

Согласно Flexjobs, совместное планирование всех встреч и звонков в течение одного или двух дней в неделю обеспечивает бесперебойную работу и повышает продуктивность сотрудников.Если вы запланируете встречи таким образом, у вас будет остаток недели для других дел. Более того, поскольку у вас будут дни без встреч, вы сможете работать, не отвлекаясь, и сосредоточиться на глубокой работе.

Оставить пропуски в расписании на незапланированные действия

Невозможно планировать каждую секунду недели заранее. Иногда у вас появляется неожиданная задача или что-то срочное, о чем нужно позаботиться. Или, может быть, вам придется пойти к стоматологу или отвезти собаку к ветеринару.

Чтобы подготовиться к подобным ситуациям, блокируйте хотя бы один час работы в день.Конечно, если ваш день идет по плану и нет чрезвычайной ситуации, вы можете использовать этот период для серьезной работы или составления планов на следующую неделю.

Рассмотрите возможность проведения ритуала в конце рабочего дня

Удаленным сотрудникам иногда бывает трудно отключиться от сети после работы. Поскольку они не выполняют свою работу в офисе, границы между работой и личной жизнью могут быть размыты. Особенно это актуально для тех, кто работает из дома.

Вы должны знать, что расслабиться и не думать о работе, когда вы не на работе, — важные шаги в предотвращении выгорания.Итак, как заставить свой разум выключить рабочий режим и начать расслабляться? Один из способов сделать это — использовать ритуал окончания рабочего дня.

Какие действия включает в себя этот ритуал? Что ж, вы можете использовать свой последний рабочий час, чтобы проверить свою электронную почту и ответить на любые вопросы. Кроме того, вы можете сообщить своим удаленным коллегам, что скоро уйдете на работу, на случай, если им что-нибудь понадобится от вас. Вдобавок напишите список дел на завтра.

Шаблон удаленного графика работы для гибкого рабочего времени

Теперь, когда вы узнали, что нужно включить в свой график удаленной работы, мы покажем вам, как может выглядеть ваш рабочий план, если у вас гибкий график работы.

Скачать Гибкий график удаленной работы

На скриншоте выше вы заметите, что ежедневные рабочие задачи разбиты на несколько разделов. До и после этих рабочих сеансов существуют периоды времени, называемые Личными видами деятельности / нерабочими часами. Итак, если у вас есть возможность организовать свое рабочее время по своему усмотрению, вы можете использовать эти свободные временные рамки для своих личных дел, таких как выгул собаки, покупка продуктов, упражнения, приготовление обеда и другие. Добавление этих полей в ваш удаленный план жизненно важно, если вы хотите поделиться своим расписанием с другими коллегами или клиентами.Следовательно, они будут знать, что в эти часы с вами не следует записываться.

Говоря о собраниях, вы заметите, что в этом плане собрания и звонки запланированы только на понедельник и вторник. Поскольку в остальные три дня недели встречи не проводятся, остается больше места для глубокой работы. Кроме того, каждый день включает в себя такие занятия, как приоритетные задачи, электронные письма и обычные задачи.

Как мы упоминали ранее, вы всегда должны оставлять свободное время для непредвиденных задач или личных чрезвычайных ситуаций.Таким образом, это также рассматривается в шаблоне, как поле Открытое время.

Наконец, мы включили блок «Ритуал закрытия» и здесь. Таким образом вы получите напоминание, когда пора уходить.

Помните, что вы можете использовать этот шаблон по своему усмотрению. Например, вместо названия «Приоритетные задачи» вы можете ввести название своих самых важных задач на каждый день. А еще лучше составьте свой недельный план, персонализируя этот шаблон.

Шаблон графика удаленной работы для фиксированного рабочего времени

Если ваша удаленная работа состоит из фиксированных часов, у вас будет довольно разнообразный график.Вместо того, чтобы заниматься своими личными делами в течение дня, вы будете заниматься ими до или после работы. Но как только вы закончите свой рабочий день, вы сможете расслабиться и провести весь день в свободное время.

Скачать Фиксированный график удаленной работы

В данном случае мы сделали шаблон для сотрудника, который работает с 9 до 17 часов. Как видите, здесь сгруппированы рабочие часы, а личные дела проходят утром, днем ​​и вечером.

Разница между первым шаблоном и этим шаблоном состоит в том, что фиксированное расписание удаленной работы содержит поле с именем Время открытия плюс перерыв на обед. Это ваше напоминание о необходимости сделать перерыв и пообедать в течение незапланированного часа.

Остальные временные блоки такие же, поэтому у вас есть приоритетные задачи, работа с электронной почтой и обычными задачами, затем встреча и звонки по понедельникам и вторникам. Со среды по пятницу следует избегать встреч и сосредоточиться на глубокой работе. Поскольку часы установлены, заключительный ритуал проводится каждый день в одно и то же время.Это гарантирует, что вы закончите свой рабочий день правильно и вовремя, а затем перейдете в режим отключения.

Как и в случае с Гибким графиком удаленной работы, не стесняйтесь настраивать этот шаблон по своему желанию.

Заключение

Telecommuting предоставляет вам большую гибкость. Вы можете выполнять задания из домашнего офиса, в парке или в коворкинге. Для некоторых сотрудников удаленная работа также означает возможность выбирать часы работы, в то время как для других часы фиксированы.В обоих случаях наличие недельной структуры творит чудеса для вашей продуктивности. Следуя графику удаленной работы, вы будете вовремя выполнять задания и выполнять повседневные личные дела. Кроме того, вы сможете проводить время с семьей и друзьями, что играет важную роль в поддержании баланса между работой и личной жизнью.

✉️ Как насчет вас? Вы составляете ежедневные или еженедельные графики удаленной работы? Если да, считаете ли вы их полезными?

Присылайте свои ответы, предложения и комментарии на blogfeedback @ clockify.я, и мы можем включить их в этот или будущий пост.

Как должен выглядеть график моей работы из дома?

Начало работы из дома может быть похоже на обычный рабочий распорядок, а расписание вылетело в окно.

Теперь задача состоит в следующем: как адаптироваться к работе из дома в домашнем офисе и, возможно, даже к работе дома вместе со своим партнером.

Вы больше не просыпаетесь и не выскакиваете из постели в душ в 7:32 после трех отложенных сигналов будильника. Вы больше не спорите, сколько макияжа достаточно, а сколько слишком мало.Вы больше не смотрите на свои рубашки и не думаете, что их нужно погладить перед встречей с клиентом.

У вас больше нет поездок на работу. Вам не нужно прогревать вагон или ждать еще 6 поездов, потому что первый был переполнен (послушайте меня, жители Нью-Йорка). Необязательно сидеть в автобусе рядом с вонючим человеком (это хорошо).

Вам не нужно упаковывать обед, и вы также не можете делать групповые заказы Sweetgreen со своей командой. Нет кофемашины, где вы каждое утро здороваетесь с этим новым человеком (как его зовут?), Потому что вы дружелюбны, и нет коридора, где вы обычно здороваетесь с уборщицами, которые вы научились говорить. их родной язык.

Вы не можете сплетничать со своей подругой по работе за обедом, вы не можете схватить команду и сказать им, чтобы они пошли в паб под офисом и встретились с вами там в 6:30 до окончания счастливого часа, и вы не можете сумасшедший рывок для вашего спин-класса (кстати, это становится очень реальным), чтобы не пропустить время прибытия.

Вы не пойдете домой сегодня вечером, зная, что ваш офис будет там завтра, потому что теперь вы впервые официально работаете из дома полный рабочий день.

А как ЭТО должно выглядеть?

Каждый чувствует себя комфортно с разным графиком работы на дому, но лучшее, что мы можем сделать, — это дать вам несколько советов и рассказать историю о том, как выжить, работая из дома. Верно то, что отсутствие расписания может быть одной из самых распространенных ошибок для людей, которые начинают работать из дома.

По мере чтения мы дадим вам схему типичного рабочего дня на дому, который обязательно приведет вас к удовлетворительному уровню продуктивности, сохраняя при этом рассудок и в режиме выживания.Хорошо, перейдем к нашему шаблону расписания работы на дому .

Работаете дома со своим партнером? Для этого у нас есть руководство по работе на дому для пар!

Установите будильник на удобное время.

Это «благоприятное время» — это то время, на которое вы соглашаетесь сегодня, и то, на которое вы соглашаетесь завтра. Я считаю, что просыпаться за несколько минут до первой встречи или первого момента, когда мне нужно, чтобы меня «увидели в сети», не очень хорошо.

Установите будильник на время, которое дает вам от получаса до двух часов до начала рабочего дня (или когда вы говорите себе, что рабочий день должен начаться).Это даст вам время собраться, почувствовать себя свежим, готовым и подготовленным.

7:32 утра: просыпайтесь в условленное время и перестаньте дремать.

Чем больше вы откладываете, тем больше теряете. Это просто. Больше откладывайте и теряйте время на подготовку, время здравомыслия, время расслабиться до начала дня и время, которое можно использовать для утренних ритуалов.

7:55 утра: используйте несколько стандартных утренних ритуалов.

Утренние ритуалы дадут вам чувство равновесия. Каждое утро делайте одно и то же.Для меня это: включите подкаст NYTimes «The Daily» на портативной колонке JBL, убедившись, что вся посуда вымыта, высушена и убрана, а моя кухня безупречно чиста. Я делаю это каждый день.

Дэн подписался на электронную рассылку Morning Brew, которая была отличным способом получать сводные обновления новостей. Это отличный способ узнавать все новости в одном месте, вместо того, чтобы искать в разных местах.

Ваш ритуал может быть следующим: встаньте с постели, наденьте что-нибудь, напоминающее одежду для йоги, сделайте 15-минутную онлайн-разминку йоги (поисковые запросы, такие как «утренняя йога» на YouTube, если у вас еще нет подписки на ваша любимая звезда онлайн-йоги), а после этого сразу же примите душ.

8:35 утра: ритуал утреннего кофе для работы дома.

Как самопровозглашенный кофейный наркоман, который постоянно пил кофе с 24 лет, я могу сказать вам, что чувствую, что я еще не на работе, даже если я нахожусь, без кофе.

Приготовление кофе в домашних условиях можно сделать несколькими способами, но мы рекомендуем:

Если вы научитесь хорошо варить кофе, как мы это делали в этом экспертном классе по приготовлению кофе, искусство приготовления кофе уже заставит вас почувствовать продуктивно к 8:55 утра.

9:00: начало «рабочего дня на дому» вовремя.

Начинайте работу на ура, ведь вы уже не спите больше часа. Ты можешь сделать это. Вам не нужен офис, и вы получите дозу человеческого общения в течение дня. (Мы расскажем вам, как это сделать, с помощью нашего руководства по взаимодействию с людьми).

Войдите в свой удаленный рабочий стол, проверьте свою рабочую электронную почту и проверьте обновления от клиентов, поставщиков и событий. Конечно, это зависит от вашей профессии — если вы учитель, писатель, менеджер по работе с клиентами, юрист или разработчик, все может выглядеть по-другому.Давайте использовать наше воображение.

10:15 утра. Составьте план общения с людьми сегодня.

Психологическая проверка: Вас втягивали в написание статьи (как эта), ввод данных, создание предложения или участие в вебинаре? Убедитесь, что вы взаимодействуете с реальными людьми в режиме реального времени, и подумайте о своем следующем шаге.

Это может быть проверка связи с коллегой, проверка связи с клиентом, публикация обновления статуса в Slack или предложение встречи в сети позже на неделе с вашей командой.

При ежедневном расписании внештатного сотрудника помните, есть ли возможность планировать время с клиентами или выделять время, чтобы «не отвлекаться» от работы других клиентов. Вот как сделать так, чтобы работа из дома работала на вас.

У вас есть встречи? Не забывайте присутствовать и убирать телефон — один из наших любимых советов для удаленной работы из дома. Это ключ к продуктивности работы дома.

Планируете работу и встречи из дома? Максимально используйте и извлекайте выгоду из технологий, а также подумайте, как вы можете сохранить свою динамику.Вы используете такие инструменты планирования, как Trello? Коммуникационные инструменты вроде Slack?

11:25 утра: Хорошо, не забывай пить.

Вы пьете воду? Это помогает вам чувствовать себя бодрым и менее вялым. Наполните эту многоразовую бутылку с водой, свой любимый стакан или флягу.

Если вы выберете еще одну чашку кофе, убедитесь, что вы потребляете столько же воды, чтобы избежать обезвоживания или чрезмерного кофеина.

12:30: перерыв на обед! Вставайте, чтобы приготовить полезный обед или заказать что-нибудь в поддержку местного бизнеса.

Вот несколько вещей, которые дают нам душевное спокойствие при приготовлении пищи в середине дня:

  • радость нарезки лука и перца кубиками
  • удовольствие от свежей киноа или риса
  • успех жарки идеальное яйцо
  • хруст салата с новым самодельным рецептом заправки
  • приправа добавления нового острого соуса, который вы заказали онлайн, практически во все, что требует особого удовольствия

Готовка заставляет вас чувствовать себя как вы что-то создали, и поэтому приготовление пищи может иметь такое терапевтическое воздействие.Наслаждайтесь тем, что теперь вы можете приготовить домашнюю еду, а не пообедать за столом на работе.

13:15: Смена места.

Ага! После всех этих разговоров об идеальном домашнем офисе мы говорим вам встать и оставить его? С точки зрения производительности труда на дому физическое изменение обстановки может творить чудеса.

Если у вас есть альтернативная поверхность для работы или подставка для ноутбука, которую можно использовать на диване, вы можете отдохнуть в другом месте дома и не терять рабочее время.В качестве совета вы также можете использовать столы для ноутбуков, которые можно использовать прямо в постели, которые также можно использовать на диванах и диванах.

Убедитесь, что вы вернулись в домашний офис для максимальной эффективности.

2:40 вечера: Зарегистрируйтесь с другом, который также работает удаленно из дома.

Надеюсь, вы все это время помнили, что вы не одиноки в своей работе из дома. Что ж, физически вы можете быть один, но есть тысячи людей в мире, которые делают всю свою работу с портативных компьютеров в домашних условиях.

Напишите сообщение, позвоните или снимите в Slack другу, у которого также есть «график WFH», и, возможно, это тот, кто может чувствовать себя немного отстраненным от работы, профессиональной жизни или обстоятельств. Установите связь и поделитесь советом по удаленной работе!

15:05: Перерыв! Встаньте, чтобы размяться или прогуляться.

Один из наших любимых советов по работе из дома — выбирать занятия в перерыве.

Мы постоянно говорим о том, что у нас есть постоянный коврик для йоги YOGO, разложенный в гостиной, прямо за пределами нашего домашнего офиса.

Это позволяет легко ходить рядом с ковриком для йоги и делать упражнения на растяжку, отжимания, позу верблюда или виньясу.

Не занимаетесь йогой? Совершите короткую прогулку, насладитесь открытым пространством, прогуляйтесь по коридору многоквартирного дома или бегите вверх и вниз по ступенькам лестничной клетки (если это не слишком громко, чтобы не беспокоить соседей, которые также работают на дому). Все это часть наших советов по фитнесу для удаленной работы, и у нас их гораздо больше!

Когда вы чувствуете себя отдохнувшим, можно начинать работу.

16:15: Найдите минутку, чтобы ежедневно оценивать обстановку в домашнем офисе.

Как дела сегодня? Как вы относитесь к домашнему рабочему месту?

Получаете ли вы надлежащее естественное освещение, меньше ли отвлекаетесь, избегаете боли в теле за счет эргономичных продуктов и защиты от шума? Не забывайте, что вы могли бы решить, купив товары для домашнего офиса на ближайшие недели или месяцы.

17:15: День почти закончился! Сделайте последние штрихи в своей работе.

В наши дни я действительно не знаю никого, кто бы сразу же выходил из офиса в 17:00. Итак, если вы похожи на нас, вы, вероятно, все еще делаете что-то до 18:00 или позже просто потому, что вы решили делать здоровый перерыв в течение дня. Надеюсь, у тебя много работы.

Если вы фрилансер и ваш рабочий день выглядит гораздо более либеральным, чем обычный корпоративный офисный служащий, который связан более строгими обязательствами, такими как встречи, подумайте о создании собственного шаблона графика внештатного сотрудника.

График работы внештатного сотрудника на дому должен основываться на ваших сроках работы с клиентами, разработке бизнес-стратегии и потребностях в работе с клиентами. Превратите его в календарь фрилансеров, которым вы сможете поделиться с другими фрилансерами.

18:27: Время виртуального счастливого часа.

Поместите событие в календарь для виртуального счастливого часа с коллегами, членами вашего профессионального сообщества или друзьями.

Используйте Zoom, Hangouts или FaceTime. Убедитесь, что у всех под рукой есть напиток (сельтерская вода вполне приемлема, если вы, как и мы, пристрастились к газировке SodaStream).

Наслаждайтесь человеческим общением и почувствуйте себя ближе к этим людям, чем когда-либо прежде!

18:27: Альтернативный план — пробежаться

Раньше я очень не любил бегать. Мне все еще это не нравится, но после дня сидячей позы я обнаруживаю, что я настолько полон энергии, что мне просто нужно побегать по парку в моем районе или выбрать для себя место в живописном месте. точка зрения, где я могу видеть закат.

Даже лучше, если у вас есть велосипед. Наденьте шлем, наденьте велосипедные шорты и выходите на улицу, чтобы двигать частями вашего тела, которые не испытывали сердечно-сосудистой активности со вчерашнего дня.Это ТАК важно!

18:27: Последний альтернативный план — займитесь 60-минутным онлайн-уроком йоги или пилатеса.

Это зависит от вашей фантазии, но если у вас нет возможности совершить пробежку, поездку на велосипеде или подняться по лестнице, выберите любой из множества онлайн-классов фитнеса, которые существуют в Интернете бесплатно, и приступайте к растяжке.

Мне нравится посещать занятия йогой на YouTube как часть моей фитнес-тренировки дома. Вы когда-нибудь пробовали пилатес, гимнастику или занятия HIIT?

Так много частей вашего тела напряжены, особенно плечи и шея, в течение рабочего дня, когда ваши руки находятся в положении для набора текста.

Поднимите свое тело и побалуйте себя и убедитесь, что какой бы маршрут вы ни выбрали, что вы ведете активный образ жизни.

19:12: Приготовьте ужин и включите видео или телевизор, чтобы составить вам компанию.

Для нас нет ничего лучше, чем готовить во время просмотра профессионального кулинарного шоу. Обычно мы по умолчанию используем BonAppetit, потому что повара молодые, классные и очень информативные о методах приготовления, профессиональных советах и ​​экспертной информации о еде. Мы так много узнали.

Если у вас есть телевизор рядом с кухней или на кухне, включите Food Network или что-нибудь подобное (или смотрите все, что вам нравится, пока вам от этого хорошо).

Если у вас нет телевизора, установите iPad или используйте телефон, чтобы посмотреть что-нибудь длинное на YouTube (опять же, мы настоятельно рекомендуем BonAppetit).

19:56: Поужинайте с виртуальным другом на свидании.

Удивите друга звонком по FaceTime во время ужина или заранее спланируйте ужин «вместе». FaceTime может быть таким крутым, потому что вы можете обедать с другом в одном районе или в трех часовых поясах к западу. Невероятный!

Если у вас нет друзей или членов семьи, с которыми можно «пообедать» во время ужина, пролистайте журнал, чтобы иметь время, чтобы ограничить экранное время, и включите подкаст.

20:34: Помойте посуду и уберите, чтобы очистить свой разум.

Убедитесь, что вы убираете за собой, живете ли вы один, с соседями по комнате или со своим партнером (или собакой / кошкой). Чистота в ночное время делает следующий день более продуктивным.

21:10: Найдите время для расслабляющих занятий.

Вы читаете хорошую книгу? (Или, если вам нужны рекомендации, обратитесь к нашим друзьям, которые являются авторами книг.) Или вы состоите в книжном клубе? Это прекрасное время вечером, чтобы почитать.

21:55: Найдите новых друзей.

Позвоните другу. Посоветуйтесь с родителями или бабушкой и дедушкой. FaceTime тот двоюродный брат, у которого только что родился ребенок (привет, детка!).

22:17: Заканчиваются дела?

Убери свою комнату. Составьте план на следующий рабочий день на дому. Поливайте растения. Протрите пол пылью. Уберите одежду с печально известного «стула для одежды» в вашей спальне.

Выпейте бокал вина. Сделайте веселый коктейль по онлайн-рецепту.Увлажняйте.

Поздравьте себя с еще одним продуктивным днем ​​дома, даже если вы думали, что у вас ничего не получится.

Если можно, все равно поздравьте себя. Позаботьтесь о своем уме, расслабляясь, о своей душе, будучи связанной, и о своем теле, проявляя доброту к нему.

Теперь, когда у вас есть привычный распорядок, добавьте в закладки наши советы экспертов по работе из дома, чтобы убедиться, что вы отточили все свои навыки WFH.

Ищете вдохновение для домашнего офиса? Мы даже рассказали, как устроили домашний офис в бруклинской квартире.

Наконец, вы работаете из дома как пара? Мы вас прикрыли.

Поделиться статьей

Если вам понравилась эта статья, поделитесь ею!

Последнее обновление: 26 ноября 2021 г.

Руководство менеджера по созданию гибридного графика работы

Не знаю, говорил ли вам это в последнее время, но вы в некотором роде новатор. За 17 месяцев (и это число продолжает расти) этого глобального кризиса в области здравоохранения вы провели свою команду по неизведанной территории, рассекая лозы беспредела виртуальных встреч и пробираясь сквозь грязь управления персоналом, которого вы даже не можете увидеть лично.

И теперь тебе, храбрая душа, поручено снова проложить путь, готовя свою команду к (хотя бы частичному) возвращению в офис.

Но даже первопроходцам иногда требуется небольшое руководство. Поэтому я попросил менеджеров и руководителей поделиться своими лучшими советами по переходу и собрал примеры из реальной жизни, которые помогут вам построить лучший гибридный график работы для вашей команды.

Что такое гибридный график работы?

Гибридный рабочий график — это нечто среднее между удаленной и офисной работой, и его часто рассматривают как компромисс между ними, но, возможно, это лучшее из обоих миров.По данным опроса 1500 удаленных сотрудников в США, проведенного Zoom в апреле 2021 года, 65% респондентов заявили, что гибридная работа — их идеальная модель работы, и только 15% заявили, что предпочитают все время работать из дома.

Гибридные графики работы существуют в широком диапазоне: некоторые из них «ориентированы на офис», а другие — «в первую очередь удаленно». Они сильно различаются в зависимости от компаний, команд и даже отдельных лиц. Ниже мы рассмотрим гибридные графики работы некоторых компаний, чтобы дать вам некоторые идеи и вдохновение.

5 реальных гибридных примеров рабочего графика

1.Группы / когорты

Еще в 2019 году компания-разработчик программного обеспечения ChurnZero из Вашингтона разработала уникальный гибридный график, который она назвала «Rotational Regional Remote» или сокращенно «R3». Вот как это работает:

  • Разделите компанию на буквенные группы (A, B, C, D), чтобы в каждой группе одинакового размера были сотрудники из разных отделов и один руководитель уровня C. Также существует группа E для сотрудников, которые хотят или должны приходить в офис каждый день, по крайней мере временно (например, новые сотрудники).
  • Далее классифицируйте компанию по отделам (для ChurnZero это Продажи, Клиент и Все остальные).
  • Сделайте так, чтобы подмножество каждой группы писем и отделов приходило в офис по очереди, в то время как остальные работали из дома.
  • Для ChurnZero четыре группы букв и три группы отделов завершают цикл за 12 рабочих дней, в результате чего каждый сотрудник видит каждого коллегу в течение шести рабочих дней и проводит в среднем 50% своего времени в офисе.

2. Разделение на два и три

В мае 2021 года генеральный директор Google Сундар Пичаи разослал сотрудникам электронное письмо с объявлением о переходе на гибридную рабочую неделю, состоящую из трех дней в офисе и двух дней удаленной работы. Он уточнил, что для оптимального сотрудничества дни, когда команды приходят в офис, будут частично зависеть от продуктовых областей и функций. Google также позволяет сотрудникам подавать заявки на полностью удаленную работу.

3. Половина и половина

В октябре 2020 года Microsoft объявила, что в будущем стандарт будет заключаться в том, что ее сотрудники будут половину времени работать из дома, добавив: «Мы не обязуемся заставлять каждого сотрудника работать откуда угодно, поскольку мы считаем, что сотрудники ценны. быть вместе на рабочем месте.”

4. Remote First

«Сначала удаленный» означает, что, хотя некоторые сотрудники могут иногда приходить в офис, стандартом является удаленная работа. По словам генерального директора Quora Адама Д’Анджело: «Удаленная работа будет основным направлением нашей компании — по умолчанию для всех вариантов».

Quora реализует свою удаленную модель первым по:

  • Разрешение сотрудникам переехать в любое место, где Quora может нанять их на законных основаниях
  • Преобразование нынешнего офиса в Калифорнии в коворкинг для сотрудников Quora
  • Требование, чтобы все присоединялись к собраниям с помощью собственной камеры

5.Выбери и выбери

И, наконец, многие организации предоставляют сотрудникам автономию, позволяя им выбирать дни, когда они приходят на работу, или, по крайней мере, выбирать из предустановленных вариантов.

Например,

Salesforce предоставляет своим сотрудникам три варианта выбора.

  • Flex: В офисе от одного до трех дней в неделю для совместной работы, встреч и презентаций.
  • Полностью удаленный: 100% работа из любого места. Это зарезервировано для сотрудников, которые живут далеко от офисов или выполняют должности, не требующие их физического присутствия.
  • В офисе: Работа в офисе от четырех до пяти дней в неделю. Это будет наименьший процент сотрудников Salesforce.

Теперь, когда вы увидели несколько примеров гибридных графиков работы, как вы можете разработать лучший график для своей команды? Давайте разберемся.

Как создать гибридный график работы: пошаговое руководство от людей, которые там были

Чтобы помочь вам составить гибридный график работы, я исследовал другие компании, которые работали до вас, и поговорил с руководителями различных организаций, которые сейчас находятся в процессе смены.Вот что я узнал:

Шаг 1. Сбор данных
Спросите свою команду

Прежде чем составлять гибридный график работы, очень важно прислушаться к мнению своей команды. Вы можете сделать это, собирая отзывы через личные встречи, опросы или и то, и другое.

Новостная организация Quartz использовала программное обеспечение для управления персоналом Lattice для опроса своего персонала, который показал, что большинство ее сотрудников в районе Нью-Йорка планировали использовать офис два-три дня в неделю, но никто не планировал использовать его на постоянной основе в будущем. .Salesforce запросила отзывы сотрудников и обнаружила, что 80% хотят оставаться на связи с физическим пространством. Обе компании использовали эти данные для создания своей гибридной модели.

Лида Льюис, которая работает консультантом на рабочем месте в фирме по дизайну, проектированию и архитектуре Page, рекомендует попросить каждого члена команды описать, чем они занимаются на работе.

«Пусть ваши сотрудники выработают понимание всего спектра своих должностных обязанностей и задач, включая производственные элементы, а также наставничество, лидерство и другие нематериальные активы», — говорит Льюис.«Обновленное описание должности, своего рода».

Обладая этой информацией, вы сможете лучше составить индивидуальный гибридный график, который будет работать для ваших подчиненных и вашей организации. Льюис предлагает искать общие черты и, возможно, сгруппировать сотрудников в общие часы на месте для лучшего наставничества, сотрудничества и товарищества.

Прочтите о других командах

Многие компании при переходе к гибридной модели работы открыто заявляли о своих процессах и выводах — и это идет вам на пользу! Вот несколько примеров для изучения:

  • В июле 2021 года соучредитель и генеральный директор Quartz поделился уроками, полученными после возвращения его компании в офис после 15 месяцев удаленной работы.Хотя новостная организация остается полностью распределенной, все сотрудники могут выбирать, приходить ли в офис и когда.
    На данный момент он обнаружил, что наиболее популярными днями для персонала для работы на объекте являются среда и четверг, и что для начальников не обязательно работать в офисе одновременно с непосредственными подчиненными.
  • Через три месяца после начала пандемии генеральный директор Quora Адам Д’Анджело написал о решении стать компанией, ориентированной на удаленное управление, после того, как увидел успех работы из дома, поделившись тем, что 60% его сотрудников уже решили не возвращаться в офис. офис даже после пандемии.
    Он добавляет, что поддержание офисного пространства по-прежнему будет иметь решающее значение для тех, кто любит социальное взаимодействие и меньше отвлекает. Он также решил не размещать руководящие команды в офисе, чтобы избежать любой потенциальной предвзятости в отношении удаленных сотрудников (поскольку менеджеры, как правило, продвигают сотрудников, которых они видят лично, чаще).
  • После 16 месяцев работы полностью удаленной рабочей силой Etsy написала о своем решении начать предлагать своим сотрудникам три варианта работы: гибкий (2+ дня в неделю в офисе), полностью удаленный или полностью офисный.

Шаг 2: разделение задач на удобство для офиса и удаленное управление

Теперь, когда вы получили информацию от своей команды, пора проанализировать данные. Гибридная модель требует объединения лучшего из обоих миров (удаленного и физического).

«Лучший совет, который я мог бы дать менеджеру, — это осознать, что разные задачи требуют разных решений, — говорит Мэрилин Гаскелл, основатель TruePeopleSearch. — Подумайте, какие задачи должны выполнять ваши сотрудники — если это можно выполнять удаленно, это должно быть.”

В случае с Гаскелл ее компания решила пригласить сотрудников обратно в офис только для совместных мероприятий, таких как встречи, мозговой штурм и нетворкинг, — что лучше всего делать лично. Все остальные задачи можно продолжить удаленно.

Шаг 3. Рассмотрите акционерный капитал и вовлеченность вашего гибридного расписания

Конечно, предоставление вашей команде полной свободы в расписании звучит неплохо, но помните, что это может иметь непреднамеренный эффект разнообразия. Полностью удаленная работа имеет преимущества разнообразия, так как вы можете нанимать сотрудников из более крупного кадрового резерва в разных местах.Но при переходе на гибридный режим, если вы позволяете сотрудникам определять, приходить ли и когда в офис, вы рискуете создать разрозненную рабочую силу, где только определенная группа людей (особенно те, у кого есть доступ к транспорту и уходу за детьми) появляется лично. Это может означать, что работающие матери и цветные женщины остаются вне комнаты.

Меняющийся график может гарантировать, что каждый получит рабочее время

Одна из проблем, которая неоднократно возникала перед лидерами, которые перешли на гибридный график, — это инклюзивность: как обеспечить, чтобы и офисные, и удаленные сотрудники чувствовали одинаковый уровень принадлежности?

Может помочь чередующееся расписание.Например, график R3 ChurnZero означает, что каждый сотрудник лично видит всех своих коллег в течение шести рабочих дней. Это может помочь развить чувство принадлежности, так как каждый сможет проводить время друг с другом и общаться так, как они не могут общаться в видеочатах. Это также будет означать, что у них есть физическое пространство, которое может их закрепить и закрепить — рабочий дом, если хотите, — даже если это всего пара дней в неделю.

Отсутствие руководства в офисе может предотвратить предвзятость в отношении удаленных сотрудников

Во всем этом тоже есть доля капитала: с учетом того, что ваш персонал разделен на удаленный и личный, как вы можете гарантировать, что каждый сотрудник имеет доступ к тому, что ему нужно, чтобы полностью реализовать свой потенциал?

Одно из возможных решений — следовать примеру Quora и избегать присутствия руководящих групп в офисе.Почему? Чтобы избежать предвзятого отношения к удаленным сотрудникам.

Исследования показывают, что «пассивное общение» или просто наблюдение на работе увеличивает шансы на продвижение по службе, повышение заработной платы и тому подобное. Это означает, что удаленных сотрудников с большей вероятностью упустят из-за возможностей просто потому, что менеджеры не видят их лично. Они также рискуют лишиться доступа к лидерству в целом, создавая большую несправедливость.

Чтобы избежать этого, Quora решила не размещать руководителей в офисе, и даже сам генеральный директор посещает офис не чаще одного раза в месяц.

Шаг 4. Начать с малого

Для большинства работа на дому стала стандартом уже более года. Возвращение в офис должно быть больше похоже на погружение пальцев ног в воду, а не на полное погружение в воду.

«Я обнаружил, что лучший способ начать переход на гибридную модель — это провести всего один или два дня в офисе, — говорит Майкл Розенбаум, генеральный директор и соучредитель рынка парковок Spacer. — Это дает людям время и пространство, чтобы привыкнуть к поездкам на работу и снова изменить образ жизни, но все же дает им преимущества общения и общения с коллегами.Это также позволяет нам назначать большие встречи на те дни, когда мы знаем, что можем вести личные беседы ».

Шаг 5. Повторная оценка и внесение необходимых изменений

Как и все остальное, переход на гибридный график работы потребует дополнительных настроек. Неприятности и икота на старте — это нормально.

«Не бойтесь пересмотреть и переработать свой график, чтобы найти подходящую для вас схему», — говорит Бен Ламарш, генеральный менеджер кадрового агентства Lock Search Group.«Хотя существуют разные типы гибридных графиков работы, ни один из них не может быть лучше другого для вашей организации. Для многих из нас это новый подход, поэтому нам, возможно, придется учиться методом проб и ошибок ».

Например, хотя команда Ламарша всегда была сплоченной, переход на гибрид повредил этому чувству товарищества, поскольку некоторые сотрудники чувствовали себя потерянными. Чтобы исправить это, они ввели мероприятия по объединению виртуальных команд, такие как кофе-брейки, счастливые часы и вечера кино.

Гибридные графики работы: надежда на будущее

Если вас ошеломляет перспектива разработки гибридного графика работы, вспомните, как далеко вы уже продвинулись.Вспомните март 2020 года, когда первые случаи заболевания Covid возникали во всем мире, сотрудники были в панике из-за того, как оставаться в безопасности на работе, а такие слова, как «изоляция» и «важные работники», стали повседневным лексиконом. Скорее всего, вам пришлось разработать политику работы на дому с уведомлением всего за несколько часов и без какого-либо плана для подражания.

В наши дни у вас есть два инструмента, которых не было тогда: данные и опыт. Теперь вы знаете, как ваша команда работает как в офисе, так и удаленно. И теперь вы знаете, как другим компаниям удалось вернуться в офис в рамках гибридной рабочей политики.

Вооружившись этими знаниями, вы готовы к следующему этапу этого путешествия.

Как установить гибридный график работы, который подходит вам

Многие организации начинают возвращаться в офис, предлагая сотрудникам гибкость, позволяющую сбалансировать варианты личной и удаленной работы. Но с такой гибкостью может возникнуть путаница. Как узнать, какие рабочие дни нужно запросить?

При выборе собственного гибридного расписания необходимо учитывать четыре ключевых фактора, обеспечивая при этом максимальную производительность.Во-первых, подумайте о решениях, которые вы принимаете, и проектах, над которыми вы работаете. Может быть полезно личное общение для принятия стратегических решений и переговоров, а также крупных встреч по проекту. Во-вторых, подумайте, как работает ваша команда. Тем в вашей команде, кто обрабатывает информацию лицом к лицу, вы можете согласовать личное время с их рабочим графиком. В-третьих, выберите дни, которые соответствуют вашим энергетическим тенденциям. Если вы, например, интроверт, используйте удаленное время для подзарядки между рабочими днями. Наконец, отслеживайте тенденции своей мотивации и выбирайте рабочие дни, которые дадут вам дополнительный толчок к продуктивности.

В результате внезапного потрясения в марте 2020 года миллионы американцев, которые могли выполнять свою работу виртуально, обнаружили, что они были , выполняя свою работу виртуально. Согласно исследованию Pew Research, до этой смены около 20% работников, которые могли работать удаленно, работали таким образом; этот процент вырос до 71%.

Это изменение произошло без предупреждения и практически не оставило сотрудникам выбора. Но теперь, когда организации серьезно переходят обратно в офис, у многих сотрудников будет больше выбора, чем когда-либо прежде.

Если вы оказались в ситуации, когда теперь вы можете или обязаны проводить личное личное время каждую неделю, и вы не уверены в том, что вам следует запросить, вот несколько стратегий, которые помогут вам принять решение о гибридном расписании. Как коуч по тайм-менеджменту, я считаю, что учет этих четырех ключевых факторов может дать вам возможность максимизировать общую продуктивность, когда вы (частично) вернетесь в офис.

Какие задачи я предпочитаю выполнять в офисе?

Некоторые из наиболее важных бизнес-функций наиболее эффективно выполняются лично.Когда речь идет о стратегических решениях и переговорах на высшем уровне, когда это возможно, вам захочется быть «за столом» буквально. То, что передается и не передается виртуально, существенно отличается от личного.

Но даже если вы не принимаете принципиально важных решений, есть задачи, которые вы, возможно, предпочитаете выполнять в офисе. Например, если у вас есть встречи по проекту, которые требуют решения проблем, принятия решений, обзора материальных объектов или имеют высокий эмоциональный уровень, лучше всего проводить их лично.Запланируйте рабочие дни на время проведения встреч по проекту. И если у вас есть определенные полномочия на эти собрания, подумайте о том, чтобы попросить других членов команды также попытаться попасть в офис в эти дни. Вы также можете изменить эти предпочтения с течением времени. Например, попросите всех встретиться лично, когда вы только начинаете проект, проводите виртуальные встречи для стандартных обновлений, а затем побуждайте людей приходить лично снова, когда придет время для более глубокого анализа результатов.

Когда я нужен моей команде?

Чтобы повысить продуктивность вашей команды, вы также захотите определить, какие виды взаимодействия (личные или виртуальные) будут наиболее эффективными.Если вы заметили тот факт, что некоторые из ваших коллег — и, в частности, ваши непосредственные подчиненные — лучше понимают, что вы говорите, и могут удерживать информацию и более адекватно реагировать на нее, когда вы лично, попробуйте спланировать работу в офисе. дней, чтобы согласовать время, когда эти люди также будут присутствовать. Тридцать минут, проведенные лично, могут избавить вас от нескольких часов головной боли от непрочитанных или неправильно понятых письменных и телефонных разговоров. В качестве альтернативы, если вы обнаружите, что некоторые из ваших коллег лучше понимают информацию в письменной форме или с помощью какого-либо другого виртуального метода, продолжайте проводить эти встречи удаленно и резервируйте свое рабочее время для других занятий.

Несмотря на оттачивание наших навыков виртуального общения в связи с пандемией, люди могут иметь предпочтения в отношении личного общения, личных встреч или удаленных вариантов, поэтому подумайте, что имеет смысл для каждого члена вашей команды, когда вы смотрите на свое расписание. .

Как я могу максимизировать свою продуктивность?

Первые два фактора, о которых я рассказал, связаны с максимизацией производительности вашего проекта и вашей команды. Но последние два фактора касаются максимальной личной продуктивности, начиная с управления своей энергией.

Если у вас более интровертные наклонности, возможно, вы сочтете эффективным проводить в офисе не более двух дней подряд. Например, вы решили поехать в понедельник, вторник, четверг или понедельник, среду, пятницу. Перемежая свои дни в офисе с днями, проведенными дома, вы даете себе возможность подзарядиться, так как в отдаленные дни у вас меньше стимулов от других людей. Вы также можете группировать свои встречи в те дни, когда вы находитесь в офисе, чтобы у ваших дней работы на дому было больше времени для самостоятельной работы.

С другой стороны, если у вас более экстравертные наклонности, посещение офиса несколько дней подряд может не стать проблемой. И вы можете получить общий заряд энергии, назначая встречи как в офисе, так и дома, чтобы у вас была возможность ежедневно общаться с людьми. Когда вы работаете удаленно, запланируйте несколько встреч в начале рабочего дня, чтобы подготовиться, а затем еще раз во второй половине дня, когда ваша энергия начнет спадать.

Когда я чувствую наименьшую мотивацию?

Еще до ухода из офиса я заметил, что у моих клиентов-коучингов обычно наблюдаются тенденции мотивации в течение недели.Для некоторых они начинают работу в понедельник утром, но к обеду пятницы им чрезвычайно трудно выполнить какую-либо существенную работу. Для других все наоборот: им нужно время, чтобы начать работу в понедельник, но к пятнице они легко выбивают вещи из списка и работают до 18 или 19 часов вечера.

Удаленная работа также может повлиять на эти уровни мотивации, особенно если вы моложе. В том же исследовании Pew Research, измерявшем масштабный переход к удаленной работе, выяснилось, что 42% работников в возрасте от 18 до 49 лет сказали, что им было трудно чувствовать мотивацию выполнять свою работу удаленно.А среди молодых людей в возрасте от 18 до 29 лет этот процент еще выше: 53% из них заявили, что им сложно получить мотивацию для выполнения своей работы, когда они не находятся лично со своими коллегами. (Это в отличие от того, что только 20% работников 50 лет и старше чувствуют то же самое.)

Используйте время в офисе, чтобы накачать те времена, когда вы чувствуете себя менее мотивированным. Точно так же, как поход в спортзал может значительно упростить тренировку, посещение офиса значительно упрощает выполнение работы для некоторых людей.Если вы обнаруживаете, что наиболее мотивированы, когда находитесь в обществе других людей, и постепенно угасаете по ходу недели, попросите обычные рабочие дни в четверг и пятницу. Если вы считаете, что верно обратное, и знаете, что сделаете гораздо больше, если приедете в понедельник и вторник, сделайте это своей целью. Знайте, когда вам понадобится положительное давление со стороны сверстников, и соответствующим образом спланируйте свой гибридный график для значительного повышения производительности.

По мере того, как все больше и больше организаций возвращаются в офис, вы, вероятно, столкнетесь с возможностью расписания, которое объединяет личную и удаленную работу.Принимая во внимание эти четыре фактора, принимайте решение о том, когда быть в офисе, чтобы возвращение на рабочее место работало на вас.

Удаленная работа: сделайте это лучше с помощью этих 5 советов

Заявление об отказе от ответственности: Я работаю удаленно почти пять лет, я пристрастен и считаю, что удаленная работа — это будущее работы. Этот пост также был написан до пандемии Covid-19. Хотя некоторые вещи изменились, принципы, изложенные в этом посте, остались неизменными.

Для некоторых идея удаленной работы эквивалентна лежанию, просмотру Netflix (при работе , конечно, ) и счастливому часу в 15:00.Для других они не могут представить себе, как заезжают в офис, когда их постоянно прерывают, и уезжают в конце дня без чувства выполненного долга.

Чем вызвана такая большая разница во мнениях?

Если вы пытаетесь распаковать эту проблему, вы можете начать с рассмотрения следующих переменных:

  • Где они работают? Поддерживает ли культура удаленную работу?
  • Чем они занимаются по работе?
  • Требует ли работа постоянного взаимодействия?
  • Насколько велика компания?

Я работал в удаленных компаниях с менее чем 10 сотрудниками и более чем 150.Я видел, как небольшие компании борются с удаленной работой, а более крупные добиваются в этом больших успехов.

В течение долгого времени я смотрел на приведенный выше список переменных и думал, что наиболее очевидным ограничивающим фактором является корпоративная культура.

Я все еще думаю, что это частично правда, однако есть основная переменная , которая пролетает незаметно. Фактически, эта причина может быть одним из основных факторов, почему удаленная работа не является более распространенной среди других проблем.

Да, я понял.Популярность удаленной работы продолжает расти, но я бы сказал, что она не так распространена , как должна была бы быть , особенно в технологической индустрии, которая гордится тем, что нанимает разнообразное рабочее место (но нанимает только людей, живущих в пределах 25 -минутный радиус офиса).

Есть способы улучшить удаленную работу. Но прежде чем углубиться в суть дела, мне нужно сначала изложить несколько примеров, прежде чем углубляться в суть дела.

Удаленная работа Проблема № 1: Компания, ориентированная на удаленный доступ, но только для нескольких

Я периодически просматриваю доски объявлений о вакансиях и вижу, что компания нанимает инженеров (должности удобны для удаленного доступа), но все остальные вакансии находятся на месте.Странный. Почему?

Обычно это происходит по следующим причинам (по крайней мере, это те, которые я часто слышу):

  • Команда инженеров имеет предпочтение для удаленной работы
  • Компания не может нанять достаточно инженеров в течение 25- мильный радиус офиса, поэтому они вынуждены искать таланты где-то еще.

В этом примере одна команда внутри организации отличается от других. Если корпоративная культура является ключевым фактором, способствующим удаленному взаимодействию, как это происходит? Как команда внутри организации (которая хочет, чтобы вы были в офисе) позволяет группе людей работать удаленно?

Я обещаю, что дойду до своей основной мысли, но мне нужно привести еще один пример, чтобы подготовить почву.

Удаленная работа Проблема № 2: «Я работаю из дома, но совсем немного»

Недавнее исследование показывает, что 70% людей работают вне офиса, по крайней мере, один день в неделю. Я очень скептически отношусь к этому исследованию, но, как ни странно, люди все чаще говорят: «Я работаю из дома пару дней в неделю, но хожу в офис на встреч, ».

До пандемии COVID 19 я нашел этот ответ более распространенным среди нетехнических специалистов. Босс разрешает удаленную работу до определенного момента, но они не могут перейти на полностью удаленную работу.Это кажется слишком страшным.

Опять же, корпоративная культура не полностью поддерживает удаленную работу, но определенная удаленная команда может периодически обходиться без нее.

Как такое может быть? И изменится ли это после пандемии? Смогут ли большее число компаний полностью принять статус удаленной компании?

Удаленная работа Проблема № 3: График менеджера сдерживает удаленную работу

Многие люди (особенно по мере продвижения вверх по пищевой цепочке) работают по графику менеджера. Тем, кто не читал статью Пола Грэма «Расписание мейкера» и «расписание менеджера», вам следует это прочитать.

Ключевые части изложены ниже:

«Есть два типа расписания, которые я назову расписанием менеджера и расписанием производителя. График менеджера — для начальников. Он воплощен в традиционной книге встреч, где каждый день разделен на часовые интервалы. При необходимости вы можете выделить несколько часов для одной задачи, но по умолчанию вы меняете то, что делаете каждый час ».

Это может помочь понять, почему удаленная работа так популярна среди инженерных команд?

«Самые влиятельные люди находятся в графике менеджера.Это расписание командования. Но есть и другой способ использования времени, распространенный среди людей, которые создают вещи, например, программистов и писателей. Обычно они предпочитают использовать время как минимум полдня ».

«Когда вы действуете по графику производителя, встречи — это катастрофа. Одно собрание может унести весь день, если разбить его на две части, каждая из которых слишком мала, чтобы делать что-либо сложное. Кроме того, вы должны не забыть пойти на встречу. Для кого-то из расписания менеджера это не проблема.В следующий час всегда что-то происходит; вопрос только в том, что ».

В статье излагаются два «режима» работы, и они существуют в виде континуума (для иллюстрации я сделал график ниже)

График менеджера основывается на личном общении. Я бы сказал, что ключевыми инструментами в наборе инструментов расписания менеджера являются сила наблюдения, двустороннее взаимодействие и, по сути, экстраверсия. Когда график менеджера идет ужасно неправильно, это происходит тогда, когда что-то происходит, но нет значимого результата.

График производителя процветает, когда происходит обратное. Он отдает приоритет выходу по сравнению с действием . Взаимодействие между людьми не столько зависит от выполнения работы.

Если людям, работающим в графике производителя, нравится удаленная работа, а людям, занятым в графике менеджера, нет, как нам преодолеть барьеры?

Как сделать удаленную работу лучше

1. Сделать удаленную работу более удобной для графика менеджера

Я глубоко верю, что для того, чтобы сделать удаленную работу более реальной, нам нужно обратиться к слону в комнате — человек в графике менеджеров, как правило, есть много рычагов влияния внутри компании, но они также не любят удаленную работу.Как привлечь их к удаленной работе, чтобы это стало реальностью для целых организаций? Стоит ли даже попробовать?

Это может быть трудная задача, но я думаю, что нам нужно создавать вещи, которые лучше всего сочетают удаленную работу (например, асинхронное общение) и смешивать их с вещами, которые волнуют людей в расписании менеджера. При этом мы должны сохранить то, что в то же время делает удаленную работу отличной.

Проще говоря, нам нужно иметь возможность периодически «изгибаться» через континуум на рисунке выше.

Например, я бы сказал, что Slack — это инструмент, который сделал идею удаленной работы намного более реалистичной для людей, находящихся в графике менеджера. Хотя технически это инструмент асинхронной связи, он также используется как альтернатива пребыванию в одной комнате, обеспечивая постоянную двустороннюю связь (что может быть раздражающим, ).

С другой стороны, удаленная работа имеет свои недостатки, например, тот факт, что люди временами чувствуют себя отключенными. Распространенное решение этой проблемы — периодические выезды на места, что является примером «гибкости» в континууме.

Если вы менеджер, вы можете делать что-то без встреч, в том числе заезды и стойки. В следующем разделе мы покажем вам, как это сделать.

2. Создание асинхронных проверок и обновлений статуса

Если вы менеджер и беспокоитесь о том, чтобы отказаться от своего расписания … что дальше? Что можно сделать, чтобы его заменить?

Ищите другие способы передать то, что вы обычно говорите на собрании. Вы можете проводить множество регулярных встреч — например, индивидуальные встречи и ежедневные встречи в асинхронном режиме.

В пятницу мы создаем асинхронные инструменты (еженедельные проверки, ежедневные встречи, встречи 1–1 и т. Д.), Которые делают график менеджера немного более асинхронным, но они также помогают удаленным командам чувствовать себя более связанными.

См. Рекомендованный нами список программ и инструментов для удаленной работы.

Тот факт, что вы внедряете эти рабочие процедуры, не означает, что вам нужно отказываться от личных встреч или видеозвонков.

Все дело в том, чтобы найти баланс между этими двумя режимами работы и знать, когда нам нужно сгибаться.Если мы сможем это сделать, удаленная работа станет намного более распространенной.

В пятницу вы можете выбрать вопросы, по которым хотите получить обратную связь. Или вы можете запустить специализированную процедуру, которая может выполняться только еженедельно или ежемесячно для согласования целей и KPI.

Вопросы могут включать:
  • Что вы делали вчера?
  • Что вы будете делать сегодня?
  • Есть блокираторы?
  • Что тебе от меня нужно?
  • Что можно улучшить?

Эти ответы также содержат отчет о том, что люди сказали бы, что они будут делать, их идеи по улучшению и их ответы.Это постоянный аккаунт. Большинство команд обновляют эту информацию только раз в квартал или раз в год, теряя при этом ценные отзывы.

3. Понять, как и когда общаться

Одна из проблем удаленной работы — это потенциально слишком много работать. Это постоянное мышление может быть привлекательным для любителей, но может быстро привести к выгоранию без надлежащей системы сдержек и противовесов.

Чтобы помочь в этом, команды должны четко понимать, как и когда они общаются.Подумайте, как можно сообщить о проблеме.

Если это не срочно, не отвечайте и не отвечайте по одному из синхронных каналов.

Например, обновите программное обеспечение для управления проектами или добавьте комментарий, а не отправляйте прямое сообщение в Slack в нерабочее время.

Соблюдение этих четких границ в плане коммуникаций в вашей команде помогает держать всех в курсе и является лучшей практикой для удаленных команд. Подумайте о добавлении плана в свою политику удаленной работы.

4.Думайте об удаленной работе как о деятельности с высоким кредитным плечом.

В книге Энди Гроувза High Output Management одним из его основных принципов является то, что продуктивность будет увеличиваться с помощью действий с высоким уровнем финансового рычага. Это те виды деятельности, которые действительно движут иглой, влияют на чистую прибыль и вызывают реальный рост бизнеса.

Сказать легко, но как дать своим сотрудникам возможность делать это? Это требует управленческого подхода, который влияет на многих сотрудников.

Представьте, как футбольный тренер организует команду.Об успешном тренере судят не по тому, сколько общих первых даун он получил или даже по количеству очков. Он основан на победах и поражениях.

Если вы возьмете такой образ мышления при удаленной работе, вы поймете, что это потенциально может быть очень выгодным занятием.

Ваши сотрудники могут:

  • иметь гибкий график работы, оптимизируя свое время для личной и максимальной продуктивности
  • Работать асинхронно, немедленно отвечая только на самый важный запрос
  • Сократить количество встреч

Как мы покрыли выше, менеджеры могут использовать пятничные проверки и процедуры, чтобы увидеть, как работают сотрудники, и выявить любые препятствия или проблемы, по-настоящему максимизируя свои управленческие возможности в качестве фасилитатора и «коуча».”

5. Целенаправленно создавайте корпоративную культуру

Многие организации и команды заявили о своих ценностях, но как насчет случайных ценностей?

Создавая удаленную команду или даже переходя на удаленное рабочее место, вы привнесете ценности и способ работы с вами. Чтобы построить такую ​​команду, которая вам нужна, нужна целенаправленность.

Подумайте о том, как команды будут относиться друг к другу, когда офисная обстановка исчезнет.

  • Как вы будете развивать дух товарищества на удаленной работе?
  • Как вы будете сообщать о целях и приоритетах?
  • Как вы выразите признательность?

Несколько предложений:

  1. Запланируйте встречи лично, например командный выезд
  2. Пройдите личностные тесты, чтобы увидеть, как команда относится друг к другу
  3. Создайте в Slack или Teams место для неформальных бесед
  4. Поддерживайте цикл обратной связи

Подробнее об этом читайте в статье о построении отношений в удаленной команде.

Friday имеет множество инструментов, которые помогут вам в этом, в том числе вопросы о ледоколе, рабочие процедуры, такие как новости менеджера или генерального директора, и похвалы, чтобы поблагодарить друг друга.

Заключение: удаленная работа — новая парадигма

Как мы все узнали из пандемии COVID-19, удаленная работа требует другого подхода и мышления. У работы в офисе и удаленной работы есть свои плюсы и минусы.

No related posts.

Похожие записи